《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》讲解

« ‹企业文件材料归档范围和档案保管期限规定› 讲解» ，以 «企业文件材料归档范围和档案保管期限规定» (国 家档案局令第 １０ 号) 为基础，全面介绍了 «企业文件材料归档范围和档案保管期限规定» 制定的背景、 意义及主要内容，对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制方法作了详细说明。方便档案行政管理部门和企业档案人员根据工作需要参照学习。

章　«规定»制定的背景、 意义和原则 １ …………

　　一、 背景 １ ………………….

　　二、 意义 ２ ………………….

　　三、 原则 ３ ………………….

第二章　«规定»内容介绍 ４ ………………

节　«规定»的结构与主要内容 ４ …………..

　　一、 «规定»概览 ４ ……………….

　　二、 «规定»与其他文件的关系 ５ ………….

第二节　«规定»正文内容释义及特色 ７ ………….

　　一、 正文内容条文释义 ７ …………….

　　二、 «规定»正文条款特色 １７ …………..

第三节　«规定»附表内容及特色 １８ ……………

　　一、 «企业管理类档案保管期限表»内容组织与排序 １８ …

　　二、 «企业管理类档案保管期限表»的创新与特色 １９ ….

第三章　档案鉴定与档案保管期限表 ２１ ………….

节　档案鉴定概述 ２１ ……………….

　　一、 档案鉴定工作与档案保管期限表的产生与发展 ２１ …

　　二、 档案鉴定的作用 ２２ …………….

　　三、 档案鉴定的对照法 ２３ ……………　

第二节　档案保管期限表 ２３ ………………

　　一、 档案保管期限表的性质和作用 ２３ ……….

　　二、 企业档案保管期限表的类型 ２５ ………..

　　三、 档案保管期限表的结构和内容 ２６ ……….

　　四、 档案保管期限 ２８ ……………..

　　五、 档案保管期限的标注形式 ２９ …………

第三节　档案鉴定标准 ３０ ……………….

　　一、 时间标准 ３０ ……………….

　　二、 来源标准 ３０ ……………….

　　三、 内容标准 ３１ ……………….

　　四、 形式特征标准 ３１ ……………..

　　五、 职能标准 ３２ ……………….

　　六、 合规性标准 ３２ ………………

　　七、 精全标准 ３２ ……………….

　　八、 共存标准 ３３ ……………….

　　九、 相关性标准 ３３ ………………

　　十、 相对性标准 ３３ ………………

　　十一、 社会需求标准 ３３ …………….

　　十二、 历史标准 ３４ ………………

第四章　企业文件材料归档范围与档案保管期限表编制准备 ３５ …

节　前期准备 ３５ …………………

　　一、 组织准备 ３６ ……………….

　　二、 文件学习 ３６ ……………….

　　三、 情况调研 ３７ ……………….

　　四、 制订工作计划或方案 ３７ …………..

第二节　职能分析与调研 ３８ ………………

　　一、 职能分析 ３８ ……………….

　　二、 集团型企业总部在不同管控模式下的职能设置特点 ４１ .

　　三、 文件材料范围调研摸底 ４２ ………….

第五章　企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制 ４５ …..

节　文件起草 ４５ …………………

　　一、 明确范围与分工 ４５ …………….

　　二、 文件结构安排 ４６ ……………..

　　三、 保管期限的设定 ４６ …………….

第二节　管理类档案保管期限表的编制 ４７ …………

　　一、 管理类保管期限表的结构 ４７ …………

　　二、 职能或部门下归档范围的排列 ４８ ……….

　　三、 保管期限的处理 ５４ …………….

　　四、 文件材料内容的细化 ５５ …………..

　　五、 文件材料归档范围和档案保管期限表编制中常见问题

举例 ５９ …………………

第三节　业务档案保管期限表的编制 ６２ ………….

　　一、 产品生产类档案保管期限表的编制 ６２ ……..

　　二、 科研开发类档案保管期限表的编制 ６２ ……..

　　三、 重大建设项目类档案保管期限表的编制 ６２ ……

　　四、 设备仪器类档案保管期限表的编制 ６２ ……..

　　五、 会计和干部职工类档案保管期限表的编制 ６３ …..

　　六、 电子文件材料归档范围和档案保管期限表的编制 ６３ ..

第四节　征求意见、签发和报审 ６５ …………….

　　一、 讨论 ６５ …………………

　　二、 征求意见 ６５ ……………….

　　三、 内部审批 ６５ ……………….

　　四、 文件报审 ６５ ……………….

第五节　贯彻与动态管理 ６７ ………………

　　一、 文件下发 ６７ ……………….

　　二、 文件的贯彻 ６７ ………………

　　三、 文件实施过程中的修订 ６８ ………….

　　四、 文件材料归档范围和档案保管期限表的成文形式 ６９ ..　　　

第六章　业务指导与审查 ７０ ………………

节　档案行政管理部门业务指导和审查工作 ７０ ……..

　　一、 业务指导 ７０ ……………….

　　二、 审查 ７２ …………………

第二节　集团型企业总部对下属企业的业务指导与审查 ７３ …..

　　一、 有下属单位的集团型企业的职责 ７３ ………

　　二、 业务指导的内容与方式 ７４ ………….

　　三、 加强对全公司的调研 ７５ …………..

　　四、 对下属企业档案保管期限表的审查 ７６ ……..

　　五、 对境外企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制

的业务指导 ７６ ………………

第三节　审查要点 ７６ …………………

　　一、 行文方式及文件外观形式审查 ７６ ……….

　　二、 准确性审查 ７７ ………………

　　三、 归档范围的审查 ７７ …………….

　　四、 保管期限表审查 ７８ …………….

　　五、 填写审查结论表 ７９ …………….

　　六、 对不同类型企业审查要点 ７９ …………

第七章 　应用案例 ８２ …………………

　　案例 １:某金融资产管理公司开展总部文件材料归档范围

与档案保管期限表编制工作案例 ８２ ……..

　　案例 ２:某国有商业银行总部开展下属机构文件材料归档

范围和档案保管期限表编制工作案例 ８９ ……

　　案例 ３:某集团公司总部管理类文件材料归档范围和档案

保管期限表编制工作案例 ９９ ………..

　　案例 ４:中国电建开展成员企业文件材料归档范围和

档案保管期限表编制工作案例 １０７ ……..

附　录 １６４ ……………………..

　　附录一　«企业文件材料归档范围和档案保管期限规定»

(国家档案局令第 １０ 号) １６４ ……….

　　附录二　国家档案局关于贯彻实施 «企业文件材料归档

范围和档案保管期限规定»的通知(档函〔２０１３〕

７０ 号) １８７ ………………

　　附录三　某工程局总部文件资料归档范围和保管期限表 １９１ .

　　附录四　中国电建生态环境集团有限公司管理类文件

材料归档范围和档案保管期限表 ２０３ …….

　　附录五　中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司

管理类文件材料归档范围和档案保管期限表 ２３８ ..

　　附录六　××银行××市分行本级管理类文件材料归档

范围和档案保管期限表(按部门) ２７５ ……

　　附录七　××资产管理股份有限公司××省分公司

管理类档案归档范围与保管期限表 ３３２

　加强档案专业人员培训是提升档案工作水平和能力的基础。为进一步规范档案专业人员培训工作，提高档案专业人员培训质量，国家档案局组织编写制作了《档案专业人员培训多媒体教材》（以下简称《教材》）。
　　《教材》以党和国家有关档案工作的政策、法律法规规章以及档案工作的有关标准、规范为依据，将档案管理基本原则和技术要求有机结合，充分体现科学严谨、指导规范、立足实际、面向一线。
　　《教材》采用纸质载体教材和多媒体教学演示光盘相结合的形式，二者各自独立又互为补充。纸质载体教材包括该科目所涉及的档案工作的有关依据、技术要求、规范程序、质量标准及必要的图示说明等相关内容，重点在于培养学习者具备档案基础理论知识和实际操作技能。多媒体教学演示光盘按照有关档案工作任务的步骤和流程，详细介绍并演示每个工作环节的规范与要求等，指导学习者准确掌握该项工作的基本技能。
　　《讲解》是《教材》系列之一。该教材以《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）为基础，全面介绍了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》制定的背景、意义及主要内容，对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制方法作了详细说明，方便档案行政管理部门和企业档案人员根据工作需要参照学习。
　　由于《教材》的编写制作时间仓促，难免会有疏漏和不完善之处，各使用单位或个人使用中发现的问题或建议请及时反馈给我们，以便我们修订完善。

《讲解》：
　　第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
　　企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。
　　企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。
　　本条规定了文件不同稿本和电子文件归档的要求，是对第三条、第四条、第七条和第八条的补充说明。
　　一是将有重要修改意见和批示的修改稿纳入归档范围，这是对第四条中“未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”的补充。
　　二是强调将电子文件纳入归档范围和要求，尤其是对无法输出纸质文件的电子文件特别作了强调。这是因为现有的有关电子文件的管理制度、标准、规范在电子文件的归档范围上均表述为参照纸质文件的归档范围，但在企业活动中实际产生大量无对应纸质文件的电子文件，如无法输出纸质的三维图形，这些电子文件往往成为归档的死角，因此本条特别做出说明。有条件的企业好能在电子文件的归档范围和电子档案的保管期限上下功夫，将电子文件的归档范围和电子档案保管期限进行细化，列出需归档的电子文件的名称或内容，增强操作性，促进企业电子文件的归档。
　　三是强调了电子文件元数据的归档原则，即要与电子文件同时归档。电子文件元数据的管理可参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）。
　　第十四条 多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。
　　本条规定了多个单位共同完成的项目、联合行文产生的文件材料归档的原则，即以主办单位为主归档原则。而且也只有在只有一份正本的情况下才适用本条款，如原件有多份，可分别归档原件。本条所涉及的联合研制的产品、联合建设或研究的项目要与实际工作中产品部件分包、配套区分开来。
　　第十五条 企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系，指导所属企业根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。
　　本条对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作做出了规定，其中包括两层意思。一是要求各企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时除依据本规定、国家及专业其他相关规定外，要结合本企业的生产组织方式、产品及服务特点，而不是照抄照搬范本和有关规定。二是要求凡是有下属单位的企业除按要求编制公司本部文件材料归档范围和档案保管期限表外，还必须指导下属单位编制各类文件材料归档范围和档案保管期限表，并进行审批。在这方面企业所起的作用与档案行政管理部门相同。但需要注意的是企业对下属单位的业务指导和档案保管期限表的审查是包括所有的档案类别，而不仅仅是管理类档案。但是各级档案行政管理部门在审查企业集团或总部时则可以进行取舍，可只对管理类文件材料归档范围和档案保管期限表进行审查。
　　第十六条 中央管理的企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文化企业等）总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报国家档案局同意后执行。
　　地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案行政管理部门同意后执行。
　　本条对国有企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表的审查分工进行规范，是各级档案行政管理部门开展工作的依据。
　　审核把关是保证企业文件材料归档范围和档案保管期限表质量的重要措施，是档案行政管理部门履行监督指导职责的一种方式。本《规定》规定的对国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审核是为了加强对国有企业档案工作的监督和管理。提高档案质量，是国家档案资源建设的基础。