商务文书写作与处理（第四版）（21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列；中国高等教育雪狐秘书学专业委员会“十一五”规划教材）

本次修订主要结合*行业标准进行内容更新。*、二章主要从文体角度介绍文书、商务文书以及公文写作基本规律，第三至八章以文书写作的典型案例导入有关内容，系统阐述各类文书写作的特点、要领，第九章即本书*后一章，以介绍商务文书处理方法为收尾，为学生全面系统地领会各类文书的处理方法与技巧，提供了有利条件。

姬瑞环，北京电子科技学院副教授，秘书学科带头人。国家秘书职业资格鉴定专家委员会委员、中国高教秘书学专业委员会理事、国家秘书职业资格鉴定专家委员会委员、北京市人事考试中心专家组成员、北京高等秘书学院客座教授。主要研究领域为：秘书与办公室业务、应用语言学、公文写作、档案学、的写作艺术等。主讲课程包括“公文写作”“秘书与办公室业务”“公文与新闻写作”“办公室主任业务能力提升”等。出版有《秘书学教程》《商务文书写作与处理》《常用公文写作方法与技巧》《讲话稿写作方法与技巧》多部教材。

章 文书写作基础 1
节 认识文书、公文与商务文书 1
第二节 公文写作述要 9
第二章 商务信函与商务软文的撰写 21
节 信函写作概述 21
第二节 商务书信 28
第三节 商务传真、商务电子邮件 45
第四节 商务软文 50
第三章 商务礼仪文书的撰写 62
节 商务礼仪文书的写作要求 62
第二节 礼仪函电 64
第三节 礼仪致辞 71
第四节 礼仪帖卡 77
第四章 商务管理与事务文书的撰写 88
节 商务管理与事务文书概述 88
第二节 商务计划 94
第三节 商务总结、商务报告 99
第四节 规章制度 107
第五节 备忘短信 111
第五章 商务契约文书的撰写 122
节 意向书、协议书 122
第二节 合同、财产租赁合同 127
第三节 业务洽谈纪要、建设项目计划任务书 135
第四节 招标书、投标书 139
第六章 商情调研文书的撰写 146
节 市场调查报告 146
第二节 市场预测报告 151
第三节 可行性研究报告 155
第四节 经济活动分析报告 164
第七章 通用公文的撰写 173
节 决定、批复 173
第二节 通知、通报 183
第三节 请示、报告 200
第四节 函、会议纪要 206
第八章 商务文书处理方法 216
节 商务文书的制发与传递 216
第二节 商务文书的接收与处理 219
第三节 商务信息的归档保存 221

阅读提示
在办公室工作的人们发现，文书与公事总是如影随形、相伴相生。只要你进入办公 室，就会主动或被动地与各类文书材料打交道，要么是办理文书中涉及的公务事项，要么是办理公务事项中离不开的文书。起草和处理各类文书材料，是广大公务员和公司企业文秘人员日常工作的重要内容。本章旨在对文书的特点、功能、种类、格式以及文书起草的主要特征、基本流程、规范要求等方面的基础知识作简要介绍，为大家学习和掌握后几章的内容、承担好“以文辅政”工作奠定必要的知识基础。
节 认识文书、公文与商务文书
一、认识文书
（一）文书与人们如影随形
文书是一种客观事物，文书的制作和使用是一种普遍存在的社会现象。职场中的你、我、他，几乎每天都与文书面对面，或者直接使用文书办理有关事务。与机关干部、公司办公室职员朝夕相伴的，是各种类型的公务文书———请示、报告、通知、通报、公函等。办公室人员为了制发、处理和管理这些文书而忙碌不停，所谓“办公”，其实大量的工作是在办理应用于公务活动中的各类文书。
在广播电视中，在阅报栏里，在很多公共场所，人们时常听到看到名目繁多的各种文书。即便是走在大街上，布告栏里张贴的公文也时常映入大家的眼帘。过去保存在机关办公室或锁在文件柜中的红头文件，已经走到了大家的面前。 以上主要是从公文的角度来说的，其实，还有大量的商务文书和私人文书。比如，商务文书中的合同、协议、信函、报价单、邀请函、招投标书等;再如私人文书中的日记、自传、年谱及著作手稿、私人书信、私人契约乃至墓志、遗嘱等，文书是一个种类繁多的大家族。 概括而言，有人类活动的地方，就一定会有文书的形成和使用;有机关单位或公务企业的处所，就一定会有公文和商务文书的产生和使用。文书是在人类社会实践活动中形成的，其形成主体既可以是党政机关，也可以是公司企业，还可以是公民个人。文书具有直接的应用价值，是按照特定格式制作并以书面文字形式为载体的信息记录。 各单位秘书人员的辛劳与智慧，很大一部分已经固化到文书的字里行间。
（二）文书形成的社会历史条件
文书不是从来就有的，而是人类社会发展到一定阶段的产物。认识这一点，有助于了解文书的起源和由起源所决定的基本特征。
1.文字的形成和使用是文书产生的必要条件
文书是依赖文字记录信息的。文字并非与人类同时产生，而是伴随着人类自身的进步而形成的一种具有特定含义的书写符号。人们根据某种需要，将文字或刻于甲骨、或铭于钟鼎、或书于缣帛，乃至后来大量使用纸张记录事情和表达思想。文字克服了人类早期语言“难以留于异时，难以传于异地”的局限性，克服了结绳、契刻等记事表意方法标准不一、含义难以限定的局限性，能够准确地表示人们的思想意图。可见，如果没有文字，今天的文书也就无从谈起。
2.阶级和国家等社会组织的出现是文书产生的充分条件
随着社会生产力的发展进步，人类历史上出现了不同利益集团，并终形成了阶级和社会组织的完备形式——国家。国家统治阶级为了表达自己的意志，强化对社会生活的控制与管理，必须找到一种恰当的管理工具——能够克服时空局限、准确传达意图和有效沟通信息的工具。于是，文书就走上了人类现实生活的舞台，并历经数千载而绵延不绝，沿用至今。可见，没有阶级和国家的产生，今天的文书同样无从谈起。
斯大林在《马克思主义与语言学问题》中指出:生产往前发展，出现了阶级，出现了文字，出现了国家的萌芽，国家进行管理工作，需要比较有条理的文书。我国民国期间的著名学者徐望之在《公牍通论》中讲:“人类有政治之组织，即有法令;有文字之法令，即有公牍。”此处的“公牍”指的就是用于公务的文书。这些论述表明:当人类开始用文字形式记录实践过程和结果的那一刻，当人类历史上出现了阶级和国家的萌芽时，作为国家统治阶级必然要采用文字形式，表达言行主张，固化思想意图，并试图将这些言行主张和思想意图传诸后世，在这样的社会历史条件下，文书也就应运而生了。
总之，文字的出现和系统使用，使得文书的产生成为可能;阶级和国家的出现，是一种巨大推动力量，使文书的产生和使用变成现实。