中国特色电子文件管理理论体系的建构

第一节 国内外电子文件管理理论的研究现状、特点与趋势

 一、国外电子文件管理理论的研究现状

 二、我国电子文件管理理论的研究现状

 三、国内外电子文件管理理论研究的特点与趋势

第二节 中国特色电子文件管理理论体系的建构环境

 一、体制环境

 二、法规环境

 三、技术环境 

第二章 中国特色电子文件管理理论体系框架的建构 

第一节 中国特色电子文件管理理论体系的研究对象与建构目标

 一、中国特色电子文件管理理论体系的内涵

 二、中国特色电子文件管理理论体系的研究对象

 三、中国特色电子文件管理理论体系的建构目标

 四、中国特色电子文件管理理论体系的作用与特点 

第二节 中国特色电子文件管理理论体系的建构原则与方法

 一、中国特色电子文件管理理论体系的建构原则

 二、中国特色电子文件管理理论体系建构方法论

第三节 中国特色电子文件管理理论的体系架构

 一、中国特色电子文件管理理论体系的建构依据 

 二、中国特色电子文件管理理论的体系模型

第三章 电子文件管理基础理论 

第一节 术语概念

 一、文件

 二、电子文件

 三、电子文件管理

第二节 对电子文件的基本认识

 一、电子文件的产生与发展

 二、电子文件的基本属性

 三、电子文件的特点

 四、电子文件的种类

第三节 对电子文件管理的基本认识

 一、电子文件管理的发展历程

 二、电子文件的管理目标 

 三、电子文件的管理模式

 四、电子文件管理业务的内容

 五、电子文件管理的发展阶段 

第四节 电子文件管理基本理论

 一、文件生命周期理论与连续体理论

 二、全程管理理论

 三、前端控制理论

 四、电子文件凭证性保障理论 

第五节 电子文件管理法规标准

 一、电子文件管理法规标准体系的建构要求

 二、电子文件管理法规体系建设

 三、电子文件管理标准体系建设

第四章 电子文件管理应用理论 

第一节 电子文件管理系统功能需求分析理论

 一、电子文件管理系统的内涵与本质特征

 二、国内外电子文件管理系统功能需求的研究现状

 三、电子文件管理系统功能需求的确立 

第二节 电子文件管理元数据理论

 一、电子文件管理元数据的基本含义

 二、电子文件管理元数据的类型和特征

 三、电子文件管理元数据的功能

 四、电子文件管理元数据结构 

第三节 电子文件管理流程控制理论

 一、电子文件管理流程与业务流程重组

 二、我国现有文件与档案管理流程所面临的挑战

 三、电子文件管理流程控制的目标及原则

 四、电子文件管理流程设计 

第四节 电子文件长久保存理论

 一、电子文件长久保存所面临的挑战

 二、电子文件长久保存的目标

 三、电子文件长久保存基本要求体系的建立

 四、电子文件长久保存管理机制 

第五节 电子文件信息安全管理理论

 一、电子文件信息安全管理的内涵及要素构成

 二、电子文件信息安全风险分析

 三、电子文件信息安全保障体系的建构

 四、电子文件信息安全保障体系的审核与监控

 五、电子文件信息安全保障体系的维护和改进

第六节 电子文件管理评估理论

 一、电子文件管理评估的特点

 二、电子文件管理评估体系的构成要素

 三、电子文件管理评估体系的建构原则与评估流程

 四、评估体系的核心——电子文件管理评估指标体系的建立 

第五章 电子文件管理应用技术 

第一节 电子文件管理系统设计与开发

 一、软件工程概述

 二、电子文件管理系统的数据处理架构

 三、电子文件管理系统的工作模式

 四、电子文件管理系统的研发与运行

第二节 电子文件管理元数据系统的设计与建构

 一、电子文件管理元数据系统设计原则与方法

 二、国内外电子文件管理元数据系统架构研究

 三、我国电子文件管理元数据系统建构

第三节 电子文件长久保存技术

 一、针对电子文件载体的长久保存技术

 二、针对电子文件信息系统更新的长久保存技术 

第四节 电子文件信息安全技术

 一、电子文件信息安全技术体系结构

 二、电子文件信息安全技术构成

 三、电子文件信息安全技术实施策略

第五节 电子文件管理评估方法

 一、层次分析法

 二、模糊综合法

 三、人工神经网络法

 四、灰色综合法

 参考文献 

伴随信息技术的广泛应用，电子文件作为信息技术革命的直接产物，作为机构制定决策、行使职能、开展业务活动的依据和手段，正逐渐替代传统文件成为机构信息资源的主体。由于职业的敏感，档案工作者最早意识到电子文件的管理问题，并深深地感知：信息技术革命的”潘多拉魔盒”在向人间播撒效率和便利的同时，给我们这些”社会记忆”的守护者带来了前所未有的挑战。汹涌而至的电子文件信息资源，向我们提出了一个又一个层出不穷的难题：电子文件到底是什么性质的文件？它能否像传统的纸质文件一样，忠实地记载和反映一个机构、一个国家乃至整个人类社会的历史记忆？如何在日新月异的技术变迁中保证电子文件的长久可读性？如何维护电子文件的法律凭证价值？如何采用有效的方式管理电子文件？……面对接踵而来的难题，毫无经验的我们多少显得有些措手不及。

与此同时，电子文件管理问题以不可阻挡之势渐次波及各个行业、各类机构、各个国家，成为全世界共同关注的焦点。国际档案理事会、国际文件联合会等相关组织都已把电子文件管理问题作为研究的重点；联合国教科文组织、国际标准化组织、世界银行、国际电工委员会、欧洲标准化委员会……各级各类其他国际组织都开始寻求电子文件管理问题的解决之道；美国、英国、澳大利亚、加拿大、新加坡等先进国家，都纷纷展开电子文件管理项目研究并取得了可喜的理论成果。可以说，电子文件及其管理，已经成为国际档案界档案学研究的前沿问题之一，它是当代档案事业发展中一个不可回避的重要课题。

在这场研究的热潮中，我国也于20世纪80年代开始了电子文件管理的相关理论研究，许多地方和政府机关积极开展电子文件管理工作，形成了一些富有特色的管理理论、管理原则和管理方法。但是，这些理论研究总体还不成体系，还远远无法满足我国电子文件管理对理论指导的实际需求。作为”信息资源之源”的档案信息价值不断放大，社会信息需求的不断发展和信息技术的更新，对电子文件管理的质与量都提出了更高的要求。电子文件管理需要从实际探索阶段进入规范管理阶段，需要有科学、系统、完整的理论指导，电子文件管理实践中的种种问题，呼唤着理论研究成果能给出符合中国管理特色的，或初步，或成熟的理性解答。由此，中国特色电子文件管理理论体系的建构成为我们急需探索的课题。

1984年国际档案理事会（ICA）主持编纂的《档案学术语辞典》对文件定义的表述为：文件是由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式或载体如何。

文档管理领域内的文件定义得到了其他国际标准的认同。国际标准IS09000 ： 2000规定：文件是指”记录业务活动成果或提供其证据的记录信息”。IS015489的定义是：文件是”机构或个人在履行法定义务或开展业务活动的过程中产生、接受并作为证据保存的信息”。

在我国，文件的概念也深受国际领域的影响，中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）中是这样定义的：”文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。” 随着时代的发展，文件的概念也在不断发生演变。相比较而言，国际档案理事会后期关于文件的概念更鲜明地体现了现代文件概念的变化，描述也更为全面。国际档案理事会电子文件委员会于1997年起草并出版了《电子文件管理指南》（Guide For Managing Electronic Records From an Archival Perspective），在这一指南中给”文件”所下的定义是：”文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所构成，而不管其记录的形式或载体如何。” 该定义界定了文件，也揭示了文件的特点。指出文件是提供凭证的信息，这使它与一般的信息区分开来，同时也使它必须包括三种基本成分，以保证其凭证价值。这三种必要的成分是：内容信息、背景信息与结构信息。内容信息（content-information）是指文件所包含的表达作者意图的信息；背景信息（context-information），亦称”上下文”信息，是指能证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括文件来源与传送目的地的信息以及与内容信息相关的其他信息，如发文者、签署人、文件生成日期、收件者等；结构信息（structure -information）是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排、电子文件所使用的代码、格式，以及载体、附件等方面的信息。内容信息、背景信息和结构信息成为构成文件的三种要素。

分析以上关于文件概念的各种描述，总结各种不尽相同的表述中的实质内涵，我们可以这样定义文件的概念：文件是机构或个人在履行法定义务或开展业务活动的全过程中，所产生、接受并作为证据保存的各种形式的记录信息，包括能够为该活动提供凭证的内容、背景和结构信息。

在定义中，我们可以看出现代文件在概念上发生的两方面变化：一是现代文件的概念强调了文件构成的多维性，即文件主要由三个部分构成，它们是能够提供凭证的内容、能够提供凭证的背景信息和能够提供凭证的结构信息；二是现代文件的各构成部分贯穿于文件的整个运动过程，作为证据记录着产生文件的活动的全过程信息。现代文件的概念超越了传统文件定义的一维性，更强调文件的构成和凭证作用。