描述
开 本: 32开纸 张: 胶版纸包 装: 平装-胶订是否套装: 否国际标准书号ISBN: 9787513929554
1.为什么努力却不优秀？这是书中核心解决的问题。现实中很多人认为只有努力就可以优秀，但现实并非如此。或者有人默默无闻，忙忙碌碌工作，却总看不到突出的业绩，这是为什么？书中纠正我们的认知错误，深度剖析努力但不优秀深层次的原因，为迷茫之中的我们指明解决问题的策略。
2.可行性策略解决你的问题。书中的案例生动有趣，方便读者在轻松愉快中进行阅读；书中列举解决问题的方法实操性强，读者可以现学现用。每一个默默无闻的读者都可以在这本书中找到让自己出类拔萃的方法和技巧。
3.自我提升永不止步。书中针对每一个解决问题的方案后面，至少设置了三个环节：一个是总结环节，从上次操作中总结得失；二是提问环节，置身于自己之外，通过提问纠正自己错误认知，进而更好提升自己；三是反思环节，通过反思为下次执行制定可行性策略。在版式设计上留下足够的空间，方便读者在阅读之后立刻进行总结、反思，进一步提升自己。
你想默默无闻一辈子吗？NO！没有人愿意这样。有的人虽然很努力，但并不一定能变得优秀。那么，怎样才能让自己从默默无闻变得出类拔萃呢？这需要方法和技巧。本书将为大家解决这一问题。作者格里·洛维斯从会议协调、公众演讲、变革与挑战、人脉关系、情绪掌控等五个方面，提炼出5大行动法则和37种微习惯，帮助大家循序渐进地、有效地提高自我。本书将教会我们从默默无闻变得出类拔萃的方法，更重要的是教会我们一套看待问题和解决问题的思路和方法。*终，让我们在不知不觉中变成*秀的人。
前 言: 脱颖而出，引人注目，变得优秀
第一章 效率会议更加彰显个人魅力
第一节 你知道会议“四宗罪”坑惨多少人吗
第二节 会议时间到了，还需要再等一等吗
第三节 怎样开会才能让大家都抢着去参加
第四节 原来高效电话视频会议应该这样召开
第五节 没有总结的会议，老毛病如影随形
第六节 怎样彻底消灭那些制约会议高效的因素
第七节 只说不练的会议效果必定等于零
第八节 反思：本次会议是否达到了想要的效果
第二章 演讲终极目标就是获得更多认同感
第一节 为什么我们经常在演讲中失控
第二节 为何说“四条守则”是掌控演讲“生命线”
第三节 演讲卡壳有哪些“急救药”
第四节 听众没热情，你哪里来的激情
第五节 当出现讲着讲着就不知道自己讲什么时，怎么办
第六节 怎样实现演讲终极目标：获得更多认同感
第七节 演讲台是你的“遮羞布”还是“救命稻草”
第八节 怎样抓住演讲的核心
第九节 缺少危机处理策略，你的演讲已失败了一半
第十节 怎样避免演讲中相同失误反复出现
第十一节 反思：你对自己的演讲还满意吗
第三章 如何练就面对变革与挑战的应对能力
第一节 怎样提问才能吸引更多的注意力
第二节 获取独立见解与洞察力的方法及途径
第三节 怎样才能从变革困局中突围出来
第四节 变化之后的收获往往超乎我们的想象
第五节 如何让改变后的良好状态更持久
第六节 应对挑战，请按照节奏走
第七节 反思：改变从小事与大事做起的效果对比
第四章 处处有人挺你就得有牢固的人脉关系
第一节 建立牢固人际关系怎样找准切入点
第二节 想拥有高端人脉关系的八点建议
第三节 建立人际关系的难点到底在哪里
第四节 社交中怎样处理与他人无话可聊的尴尬状况
第五节 让人脉关系更牢固的方法
第六节 反思：如何识别人脉关系中的真假朋友
第五章 充满正能量才能让你获得更多好运气
第一节 让你变得消极的“罪魁祸首”是什么
第二节 为什么总会莫名其妙地陷入消极状态
第三节 如何摆脱消极思想给自己带来的负能量
第四节 时刻充满正能量，你的生活才有幸福感
第五节 反思：如何享受积极心态带来的快感
总结：你的闪耀时刻
前言
“人生来就是为了与众不同，为何要做无名之辈呢？”——苏斯（Dr. Seuss），美国作家、诗人、漫画家
无论是在日常生活还是工作中，我们希望对周围环境产生积极的影响，创造意义，并希望因为做出的贡献而得到他人的认可。然而，如果组织中的每个人都盯紧同一个目标，是很难让自己脱颖而出的。
而与众不同的最好方法，就是让自己变得优秀。只要你肯努力，你就会越来越优秀，也会越来越让人喜欢。如果我们已经将一件事情做得很好，却仍不满足于此，仍不断地调整，想方设法去完善，让一切事物井然有序，顺利向前推进，你就会慢慢变得优秀起来。在这一点上，我们无法偷懒，别人无法给你，你只有努力，才能赢得优秀。
这是一本有关如何练习和完善沟通技巧的书籍。我们完全可以变优秀，为之付出的努力永远都不会白费。看一下下面阿曼达（Amanda）的故事就明白了。
阿曼达的故事
S：今天我们还有其他的事情要处理吗？
A：我们需要选出玛丽（Mary）的候选人。
S：对。昨晚我还在想那三位候选人。卡里姆（Karim），说说你的看法。
K：这三个人都有相关的工作背景和经验，无论谁代替玛丽都合适，三位都是合格的候选人。
A：我赞同，但是，我们要考虑到，在未来一年里，我们会增加他的工作任务，他要承担的不是单独一个项目了。
S：说得对，爱丽丝（Alice），这个人需要指挥员工统筹我们三个支部的决策，在接下来的一年必将面临诸多挑战。
K：如果是这样的话，那我比较倾向于杰夫（Jeff），他在这一点上有扎实的功底，而且，在我们上一次的收购任务中，他做得很好。
A：确实如此。但是，我觉得我们要找的是一个能够带领手下的员工应对变革的人。斯蒂夫（Steve），上个月阿曼达不是出席了你的一个倡议会吗？她非常善于改革，我对她的印象非常深刻。
S：你说得对，爱丽丝。她不仅在那次演讲中表现出色，而且，据我观察，她在过去的几个月里也变得越来越自信了。她总能想到办法将信息传递给对方，而这正是我们需要的。
K：我虽然很喜欢杰夫，但是也赞同你们两人的看法。阿曼达确实很优秀，她正是我们要找的那类人
S：好，那我们就定她了。
A：我今天下午就告诉她，这一定能让她度过一个愉快的周末。
在上面这个例子中，尽管三位候选人都是合格的，可是，在卡里姆、斯蒂夫和爱丽丝看来，阿曼达更加优秀。她为什么会脱颖而出呢？因为，阿曼达知道什么样的展示方式可以让自己被注意到，让自己发光。
有人说，每个人都会有自己闪耀光芒的时刻，这句话是真是假我不清楚。但是，我可以肯定的是，只要我们愿意，所有的人都有机会成为一名出色的沟通者。
为什么要“发光”呢？我认为，发光能够证明很多事。在别人看来，当你容光焕发的时候，你会与众不同，他们会注意到你，感受到你散发出来的积极和活力。对于你自己来说，当你光彩照人的时候，你会找到自己的舒适区，感觉到温暖并越来越得心应手。除此之外，你还会变得自信、强大和快乐。
成为出色的沟通者无法一蹴而就，事实上，我认为我终身都需要学习如何沟通。但不管怎样，有关沟通最美妙的一点就是：你不必天生就具备这种能力。沟通的技能是可以学会的。更棒的一点是，通过练习，良好的沟通会变得和呼吸一样简单，你甚至不用多加注意，它也能自然地进行。
首先，让我们来回顾一下你在职业生涯中可能会遇到的一些情景。
你是否参加或领导过这样的会议：你觉得与会者都在各自的脑海中开着他们自己的小会，或者你无法达成既定目标？
你是否在一群人面前做过展示，然后感觉所有人的眼睛都在盯着你，而你前一天晚上排练过的东西（当时感觉进行得很顺利）突然让你感到尴尬和不自然？
你是否曾试图与你需要密切合作的同事建立关系，但是，经过几个月的努力后，你仍然无法建立牢固的工作关系？
你是否曾尝试过推行一项变革，可是不管你做多少努力，采取怎样的沟通策略，参与其中的人都以消极、抵触和不作为的态度来面对这项变革？
你是否曾希望能对自己多一些信心？你想管理你的消极情绪，并且在内心出现冲突时更好地处理它们吗？
这些情景有一个共同点，即它们都与沟通有关。在这些场景里，你的观点是被听见和记住，还是淹没在嘈杂人潮，最终取决于你沟通的方式。而找到自己沟通的方式，对职业生涯大有帮助。开会、演讲、工作关系、变革管理以及自我对话这些都是沟通中的“证明点”。每一个证明点都提供了一个在他人面前发光的机会。
……………………
所以还在等什么？
是你闪耀的时候了！
……………………
“优秀不是等来的，抓住此时此刻，沐浴阳光，努力发光。”——佚名
这是一场通往优秀的旅程
我叫格里，是一名沟通倡导者。
我曾经接触过金融服务、媒体、企业培训、国际沟通等业务，如今经营着自己的沟通交流公司，这些经验教会了我如何成为一名优秀的沟通者，或者更确切地说，是教会我如何变得与众不同、脱颖而出。
我们生活在一个即便是“快节奏”也被认为是缓慢的时代。在这个时代，人们往往还没来得及说一个词，别人就形成了对你的整体印象。让我们面对这个现实吧：我们生活在一个急于做出判断且很难改变这种判断的世界里。要想让别人倾听你的话语都不太可能，更别说要闪耀了。
但是，请不要让这一点成为你发光的绊脚石。它从未吓到过我。这倒不是因为我足够自信，抑或是我有足够的冒险精神，而是在经过这些年（在40多个国家）的会议、演讲以及各个层次和行业（后勤服务、销售、行政甚或国家领导人）等的交流，我想我能够与你们分享一些在沟通的过程中可能会遇到的陷阱，以及怎样去避免它们的技巧。
同时，我想和你们分享的还有，当进行交流时，对方心中认为最重要的信息是什么。
当与他人进行沟通时，避免沟通的陷阱，并且知道对方想要的是什么，可以帮你达到以下几个目标：
你会被倾听；
你会被理解；
你会产生影响力；
你会拥有发言权；
你会被别人记住；
更重要的是——
你会发光！
闪光点：沟通的“证明点”
之前，我提到过“证明点”一词。最初，这一术语源自营销行业。在营销行业中，“证明点”是指支持相关产品、公司或服务的价值主张的证据。
而在沟通中，我对此概念做了一些调整。我认为，沟通的“证明点”是支持个人价值及品质的证据。显然，如何进行沟通也是个人品质的一部分。
品牌即承诺。让我们来想一想，个人品牌意味着什么？
首先，人们是怎样描述你的？私底下，人们会怎样谈论你？你希望人们以怎样的方式记住你？
“证明点”是个人品牌的基石。因此，在本书中，我们将会分章节介绍以下几点。
在“如何提高会议效率”章节，我们介绍了“会议通常的‘四宗罪’”。会议中，经常会遇到的难题有哪些？如何最大化发挥每一场会议的价值，让参会者都能感到自己有所收获，让大家相信每一个人的努力都将对结果产生至关重要的影响？如果你能提高开会的效率，你就能充分展示自己的能力，证明自己能够带动全体成员向着目标前进，高效地带领团队完成项目。
在“如何做出更震撼人心的演讲”章节，我们将会讲述大多数演讲者容易出错的地方，并告诉大家如何避免如紧张、内容枯燥乏味、观众对演讲毫无反应以及演讲者缺乏活力等演讲弊端。如果你的演讲足够精彩，说明你可以做到坚定并自信地传递你的演讲内容，吸引观众的注意力并且调动他们的积极性。
在“如何应对更艰难的变革挑战”一章，我们介绍了为什么促成改变的沟通是具有挑战性的，如何透过对方的眼神的变化来解读其内心的想法，从而轻松转换话题，让沟通变得更顺畅和谐。这一点能证明你可以处理冲突以及潜在的各种困难情形。这将对客户和组织产生积极的影响，你在人们 眼中的形象也会随之大大提升。
在“如何建立牢不可破的关系”章节，我们介绍了成功建立商业关系的一些因素。我们发现——微笑、记住别人的名字、表示出极大的兴趣、建立真诚的关系等这些简单也经常被人忽略的举止，如果能够勤加练习，将会对你的商业对手和合作搭档产生巨大的影响。如果你能创造更牢固的商业关系，说明你善于制造协同合作的环境，这种环境氛围将有助于充分发挥各种创造力和技能。而创造一个强有力的互信关系最终将决定你成功的高度。
在最后一章，“如何产生更积极的想法”中，我们将介绍你通往成功路上最强大的敌人和战友：你自己。怎样提升自信心，如何应对不得不半夜起床的加班和偶尔的焦虑，如何走出舒适区？如何以一种健康的、有效的方式解决冲突？积极的想法可以构成你感知生活的方式。知道吗？你怎样对待生活，生活就会怎样对待你。积极的人生态度能够吸引别人靠近你，因为这样的你，正是人们渴望结交的那类人。
建议
当我读书的时候，我喜欢记笔记，在一些内容上面写写画画。有人曾告诉我，这个习惯很糟糕，因为这样会毁坏一本书完美的外观，然而我不这样认为。因此，在本书中，我建议你用笔标出自己觉得重要的内容，填写“行动步骤”部分。记得使用检查清单，圈出对你有用的小贴士。希望你能喜欢这本书，正如我喜欢将这些年来学到的东西分享出去一样。
希望你拥有如阳光般闪耀的事业！
第一章 效率会议更加彰显个人魅力
“如果必须要用一个词来说明人类没有实现，而且永远也不会实现其全部潜力的原因，那么这个词就是——会议。”——戴夫•巴里（Dave Barry），美国幽默作家
你觉得你参加了太多的会议吗？
你是否觉得其中很多会议都是徒劳和重复的？
你曾参加过“土拨鼠日”?会议吗？在会议上，你对自己说：?我们之前不是讨论过这些完全相同的话题吗？?
我平均每天要开四到六场与工作相关的会议，其中还不包括电话会议，稍后我会就此做一些讨论。因为我参加的会议不仅限于北美的公司，还包括众多全球组织，因此，作为这些会议中的一员，我拥有超棒的学习优势。其他国家的人同我们一样，也会遇到会议过载的问题。
对我来说，会议是一种推动前进的方式，它可以点燃激情，促使工作完成，有助于做出关键性决策，还可以与他人相互沟通和学习，让正在进行的工作生动起来。
下次开会时，问问你自己：我能做到以下几点吗？如果不能，反思一下你会议的哪些部分没能发挥作用，哪些?会议之罪?是你应负责任的。更重要的是，你能做出哪些调整，让其他人在会议结束时说，那真的是一次很好的会议。我们在这场会议上很有收获。或者为什么我参加的会议不能都是这样的？?
会议的力量是强大的，如果你召开的会议都富有成效，这种能力就会引起他人的注意。那么，如何才能更好地召开会议，让与会者得到他们需要的东西，获得成就感，并且对工作进展充满信心呢？换句话说，如何才能在会议中脱颖而出？
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格里小贴士
让会议变得更有成果、更有效率的最好方法，始于检查会议中经常出错的地方。
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我发现，提高会议效率的最好方法，始于检查会议中经常出错的地方。对我来说，找出会议失败的地方，然后看看如何解决，是比较容易的。我把它称之为会议的四宗罪。
第一节 你知道会议“四宗罪”坑惨多少人吗
罪之一：浪费
约翰（John）的故事
自从约翰两年半前加入公司以来，他一直在参加部门的每周例会。这些会议往往持续一个小时，有时会更长。每个人都必须分享他们正在做什么，事情是如何进展的。约翰总是最后一个发言，因为他通常说话最少。但这不是因为他做的工作少，他与那些要把所有的工作细节都详细陈述的同事们不同，他只是想让他的上司知道，一切都在按照计划进行，同时询问领导项目的哪一块需要他的帮助。约翰想不明白，为什么团队中的其他人觉得有必要详述工作中的每一个细节以及他们的重要性。与同事相比，会议结束的时候，他通常会感觉到有那么一点沮丧和不足。
约翰有这种感觉并不奇怪，因为我们组织会议的方式已经变得仪式化了。会议中的浪费不在于用时多少，而在于会议期间我们做了什么。虽然会议很重要，也确实有一定的作用，但有时候我们在会议期间实际做的事情却会造成时间与精力浪费。
那么，如何使会议更有意义呢？以下这些问题会带你走向正确的方向，使你成为一名有效率的会议统筹者。
问题1：我们需要开会吗？
这里有五个开会的好理由：
（1）做出决策—团队必须在需要做出决策时提出各种想法，以便将工作推动到下一个阶段。
（2）产生创意—团队需要进行头脑风暴，集思广益，如此才能产生有创意的想法。
（3）分享进展与更新信息—只有与他人分享信息，不断更新，紧跟时代，才能不断前进。
（4）传递信息—团队需要听取个人意见，创造解决问题的机会。
（5）制订计划—团队的前进离不开行动计划。
问题2：我们需要多长的开会时间？
以下是我在安排会议时，关于注意力持续时间和信息吸收的一些原则：
（1）成年人大约能维持20分钟的注意力，之后，他们就开始走神了。
（2）如果能视听结合，加入互动元素，使内容形象生动，人们便能学习的更好。
（3）我们需要提前设定对会议的预期，这意味着会议的结构性极其重要。
（4）要留出思考和提问题的时间，以便使会议讲解的点更加清晰。
在计划会议所需时间时，考虑以上几条原则。我想再重申一遍，会议的浪费并不仅仅是指会议消耗了多长的时间。事实上，如果会议的结构清晰，内容展示的形式多样（视觉、听觉、触觉等），主题有针对性，还有问答环节的话，是不会有人抱怨会议时间太长的。而当我们忽略这些原则时，会议则会变得枯燥、冗余和浪费。
关于会议究竟应该有多长的时间跨度，这里还有最后一点建议：不要被30分钟的时间间隔所限制。我所参加过的一些最有意义和最富成效的会议中，有一些的时长往往低于20分钟。实际上，我特别钦佩的一位高管甚至将她的会议时间仅设置在10分钟左右。这就要求我们必须对会议进行合理安排，但是这些会议通常很有成效，在会议结束时，每个人都知道他们需要做些什么以使工作进度向前推进。
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格里小贴士
不要被30分钟的时间间隔所限制。我所参加过的一些最有意义和最富成效的会议中，有一些的时长往往低于20分钟。
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下次计划开会时，看看你能做些什么，把会议时间缩短10到15分钟。如果你开会通常需要一个小时，那么试着将会议时间设置为45分钟，提前告诉人们你要做什么，他们会帮助你的。想想哪些材料可以提前发出去，哪些工作可以通过电子邮件完成。通过缩短会议时间，你和与会者都会变得更有效率。同时，你会获得他人的关注与欣赏。
问题3：我们需要每周都开会吗？
当你开始逐步缩短会议时间，每次减少10到15分钟，就可以开始考虑会议的频率了。每周安排一点工作很容易，这通常是会议组织者易犯的错。然而，我建议你减少面对面开会的频率，这让会议变得更加有意义。也许，你可以考虑在第一周安排一次面对面的会议，在第二周安排一次简短的电话会议，然后在第三周重新召开面对面的会议。
顺序并不重要，重要的是思考人们究竟需要多少坐下来面对面沟通的时间。记住，会议可能会变成一种仪式，很容易养成循环开会的习惯。若想好好调整你的会议，上述问题值得思考，与此同时，注意我之前提到的注意力持续时间和信息吸收原则，适当地进行一些积极试错。不管最终的结果如何——也许这不会改变你开会的频率——但你对如何才能不浪费会议时间且让其更有意义的思考，必将提高会议效率，使其富有成效。在我看来，尊重别人的时间和安排总是一个加分项。我在许多不同的机构工作过，亲身经历告诉我，如果你能帮别人节省时间，你将会非常受欢迎！
接下来，我们开始讨论会议的第二宗罪过及应对方法：秩序混乱。
罪之二：秩序混乱
你是否曾觉得你组织的会议与自己无关？你是否有时觉得一个话题似乎独占了整个会议而其他事情都没有完成？你是否在会议结束后，发现关键的问题依旧没有解决，人人面带沮丧地离开呢？
香农（Shannon）的故事
香农感觉已经准备好了同指导委员会召开启动会议。在会议开始前，她准备了项目成本的讲义，初步的项目计划，提议的活动地点图片等资料。可以说，她准备了一场包含三个主题的深度会议：活动地点、预算和项目计划。
委员会负责做出关键性决定，其中包括香农的一些同事、主管和单位负责人。香农邀请了尽可能多的人来参加此次会议，广泛收集大家的意见和想法。她认为人越多，想法就越多。会议在上午9点钟开始，大家都准时到达。大家就交通状况以及昨晚的暴风雨进行了一番闲谈，当然也查看了手机上的最新信息，之后，香农感谢了每一个人的到来，并开始了她的会议。她很惊讶地看到她邀请的人都来了，同时也很高兴看到这个中等规模的会议室，只有站着才能放下所有人。她开始说话，今天想讨论的事情有三件：活动地点、预算和项目计划。她希望能够在这次会议中完成这三件事的讨论。
突然，香农的同事阿曼达跳了出来，开始谈论她的爱人在城市北边一个很棒的地方举办的一场令人惊叹的活动。接着她描述了那场活动的详情，房间呀，水疗服务呀，等等。她说：?我们真的应该好好看看这个地方！阿曼达的上司特蕾西（Tracy）说她也听说过这件事。香农的上司之一曼努尔（Manuel）插话道：但我听说它很贵。他还说：尽管如此，我们还是应该探讨一下。毕竟我们的活动一年只有一次，这对销售团队而言是一种激励。然后，他要求香农分享预算计划。
香农迅速在头脑里将她准备要谈论的活动拟议地点切换到预算文件。但当她开始分享数据时，每个人都在问：“怎 么会这么贵？”“我们需要花钱买礼品袋吗？”“我们准备设计什么样的礼品袋？”“人们会用到礼品袋吗？”
香农瞥了一眼她的手机，震惊地发现已经9点55分了，人们正准备退场，准备参与下一次会议。单位负责人萨姆（Sam）是第一个离开的。整个会议过程中，他没有说一句话，只在离开时说：?香农，听起来你还有很多工作要做，可能你需要开更多的会议。?
几分钟后，所有人都离开了房间。香农坐在那里，手里拿着夹在回形针里的讲义和装有场地选择方案的笔记本电脑。她觉得自己什么都没有完成，现在她得和大家再安排一次会议。
香农的经历比我们想象中更常见。这让人沮丧，你不能从会议中得到你想要的结果，参加你会议的人也不能离他们的目标更近一步。
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格里小贴士
每一次会议——无论长短——都应使你更加接近目标，或者至少应朝着正确的方向前进。否则，这就是被浪费掉的会议。
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拥有明确的目标——你想从会议中、参会者或者决策者那里得到什么——是对抗秩序混乱的最好方法。香农的遭遇不是任何人的错，没有人蓄意破坏她的会议。人们很容易在会议上分心。记住，当人们走进来时，你不知道他们在想什么。他们是刚从一场紧张的会议中走出来的吗？还是刚刚与同事或者客户通完一次耗费心神的电话？他们是否在全神贯注于自己正在做的事情，认为你的会议打扰到了他们？每个人都可以在脑子里想事情，这是我们都拥有的权利。因此，你越早明确自己想从会议参与者那里得到什么，你的会议就会变得越高效。
定目标并不困难。我通常在计划议程之前先问自己一个问题。它可以简单如下：
•在会议结束时，我想要什么结果？
•在会议结束时，我需要做些什么来推动会议向前发展？
既然你只是在自己问自己，那就让答案自然流露出来吧，但是要把它写下来。这将形成你会议目标的雏形。接下来的部分才是重点：我们需要在会议开始时就分享目标。
如果你不分享你的目标，参与者就不知道该如何帮助你达到目标，他们所要做的就是“贡献”他们的想法。虽然这一切都是出于好意，但请记住香农的遭遇！如果香农一开始就说以下这段话，其结果肯定会不一样。
谢谢大家的光临。我们有一小时的时间来讨论三个关键问题。一个小时的时间可能不够详细地讲完所有细节，但是我想在你们的帮助下实现以下目标：
•选址——我想和你们分享三个符合我们的预算，并且收到之前参与者很好反馈的活动场地。
•预算——我将与大家分享我们预算的五个组成部分。这样做的目的是为了让每个人都能明白钱花在哪里了。
•项目计划——我将分享我们计划的七个领域，并希望你们考虑你们自己能在哪些领域发挥作用。在此基础上，我们将成立七个较小的工作组，每个组独立开会，只有在需要更新信息时才以一个较大的工作组聚在一起。
我会在25分钟内对这三点进行说明，然后我将在会议的第二个部分留出时间和大家一起探讨细节，分享各自的观点。大家都清楚我们的会议流程了吗？我很想听听你们的想法，但是首先，请允许我先说完我的内容，这样大家才能对今天我们需要完成什么有一个整体的构想。
在整个会议过程中，大家可能仍然会有一些疑问和想法，但是香农已经提前表明了她所期望的会议呈现方式。在很大程度上，人们会同意这种会议形式，因为他们会有发表自己观点的机会。提前设定一个清晰的结构，可以让与会者知道会议中需要完成什么，以及他们可以提供的帮助。会议的顺利进行离不开参会者的配合，他们的参与度很关键。但是，无论如何，在有限的时间里完成不止一个话题的讨论，必须保证会议的条理性。
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格里小贴士
提前设定一个清晰的会议结构，可以让与会者知道会议中需要完成什么，以及他们可以提供怎样的帮助。
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提前为会议做好准备是会议成功和高效的关键。虽然要花时间，但这并不需要我们很大的投入。通常你只需20到30分钟的时间投入到会议的计划上，几乎就能保证会议的效率。
既然你已经有了结果或目标（你想从这次会议中实现的目标），就可以制定你的议程，包括为实现这些目标所需要涵盖的项目和主题。
制定议程的六点建议
虽然制定良好的议程没有硬性规则和捷径，但是经过多年开会与参会的经历，我总结出了一些经验：
（1） 把议程分成两部分。前半部分包括你必须完成的事项；后半部分当然也很重要，只是优先级较低，可以根据需要转到其他会上讨论。
（2）每项议程之后都要有一个明确的要求。像这样：
•议程主题：活动的主题——需要就此达成一致并做出决定。
（3）使用子项目符号来引导和保持参会者的注意力：
•议程主题：用餐——a.休息餐：自助餐或代金券
b.工作午餐：盒饭或自助餐
c.晚餐：酒店或在外用餐
（4）在议程的开头，列出你想在会议结束前达成的目标。这将有助于引导会议方向，并使事情步入正轨。
（5）在议程的各个主题之间留出足够的空间让人们记笔记。这将有助于他们记住需要采取行动的项目（稍后我会对此进行更多的讨论）。对参会者而言，这是一件简单的事，带走的笔记本可以提醒他们会上的内容。
（6）有了目标和议程在手，我喜欢在会前做的最后一个准备（一旦我知道电子邮件或电话会议不起作用而必须开会时），就是MAPIT。这是我的一项发明，它是帮我指导会议的头脑框架。其具体含义如下：
MAPIT
M——成员
A——行动项目
P——优先级
I——确定领导者
T——守时
1.成员
为了达到既定目标，你需要邀请适合的与会人员。还记得香农的例子吗？她把公司中的每一个人都邀请到了。这是一个很包容的举动，有时候是好事，但是鉴于她的目标，这样做并不利于她初步会议的顺利开展。人多口杂。问问你自己：谁需要参加这个会议？
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格里小贴士
初步会议上邀请太多的人，可能会导致参会者兴趣缺失。只邀请那些你认为很有必要来的人就够了。
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如果你需要做决定，确保决策者在场。
如果你希望来一场头脑风暴，尽可能多地邀请人前来。人越多越好。
如果你需要制定战略，请来能帮助做出战略决策的领导。
如果你需要传递信息，那就找一些能帮助你建立有意义的、恰当的沟通方式的人。
如果你必须提供更新的资料，那就请那些确实在做这项工作的人，让他们来同你分享。
以上这些看似很简单，不会出错。但是，相信我，让不适合的人出席会议很常见，这正是会议效率低下的原因之一。
2.行动项目
行动项目对于展示我们正在向着终点进发至关重要。如果没有行动项目，就没有事实证明你正在前进。一旦决定了行动，你就有了进展，就这么简单。就好的会议而言，有进展很重要。
我坚信人们应该为自己的言行负责。然而，我们对员工的问责力度是不够的。最后，在决定下次会议要做什么这件事上，要确保每一个人会尽职尽责地完成他们应该做的事情。一个简单的?行动条目电子邮件?可以在同一天完成，只需在邮件中列出参会者的姓名和下次会议的具体任务即可。
我发现，在下次会议之前分享行动项目清单是非常有效的。我称之为“终结责任”。会后，我很清楚我需要做什么；在下一次会议之前，我会记得我需要展示的内容。如果人们不能参加下次会议，确保他们把自己的工作成果发给了你，让你可以拿到会上分享。不参加会议，不是完不成任务的借口。
一旦人们承诺要做某件事，并且看到自己的名字出现在旁边，就很难逃避责任，所以这个团体就变得自治了。关键是在会议结束之前让他们知道，他们在会议结束后会立即收到一封电子邮件，提醒每一个人应该完成的行动条目。接着，在下次会议之前，会再收到一封电子邮件，以提醒他们在会议上的角色。行动项目会推动事物前进。
3.优先级
尽管我们的初衷是覆盖议程上的所有项目，但是，这是有挑战性的。有些议题花费的时间要比预期的长。当需要在一个主题上展开讨论，我遵循的原则是：如果这个讨论能够引导我达成此次会议的目标，我会让它继续，因为我需要一个结果；然而，如果它与我需要实现的目标没有直接关系，我会简单说：“让我们就此打住吧。”有时候，我们只需这样一个短暂的干预就能继续前进。其他人会感谢你的发言的！
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格里小贴士
设定优先级有助于确保你从会议中得到需要的东西。在会议前半部分，探讨“必须涵盖”?的主题。
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设定优先级有助于确保你从会议中得到需要的东西。之前我提到过，在议程的前半部分应该列出“必须涵盖”的主题，后半部分应该列出“重要但不关键”的主题。这能帮助你从会议中得到你最想要的东西，即使有些话题我们没能涵盖，也不会妨碍项目的推进。
4.确定领导者
与会者的参与度是会议的另一个重要指标，这一点我会在本章的后半部分讲到。当务之急，让我们想想在准备开会时，谁能够在各种各样的主题和任务中担任领导角色。这一步能完成许多事情——任命、责任分担等。获得责任感可以提高人们的参与度，当你找到合适的，能为你的工作献计献策的人时，每个人都是赢家。
在南非茨瓦内举办的一次研讨会上，我学会了如何确定领导人，以及在会议上最好安排不同的领导人。这背后是有着非常恰当的理由的。首先，你不需要独揽所有的工作！如果你负责所有的准备工作，幻灯片、打印、做所有的发言、达成共识等等，你可能会不堪重负。为了解决这个问题，我在南非认识的人使用了一种叫作“共同主持会议”的理念——让其他人来主持会议，或者主持会议的一部分。这样做能够给其他人提供提升会议主持能力的机会。
与此同时，你也可以成为会议的观察员。想想共同主持会议的好处：你不用为发言费神，可以更多地将精力放在倾听上。你可以更好地观察会议的进展情况。它在发挥作用吗？如果你想保持会议的活力，如果你想提高人们主持会议的技能，那就和别人一起主持会议。
5.守时
保持准时。就这么简单！时间安排对会议的重要性不言而喻。如果你被邀请去参会，结果会议推迟了半小时才结束，以致耽误了其他事情的进程，你该有多糟心？如果你能遵守自己的时间安排，或者更好一点，提前几分钟结束（比如提前10分钟），那说明你可以有效管理自己的时间，并且是一位高效的会议主持者。
守时从议程开始。在议程里安排太多的事项的话，时间会不够。在流程中使用子项目符号将会有所帮助，因为它能指引你达成目标。
让某个人提醒每一部分的用时也很有帮助。关键是要及时转至下一个主题，但要对当前的主题做一些总结。例如，让某人在这个特定环节提醒，进行?下一步?，或是在下次会议上再来继续汇报（注意：这可以成为一个行动项目）。
遵守时间意味着你尊重参与者的时间。时间是一种极其宝贵的资源，每分每秒都很重要。下次你提前5到10分钟结束会议时，看看人们的反应。你会收到意想不到的感激！
设定目标，制订计划周密的议程，使用MAPIT提前准备，这些都有助于防止会议中的“行为混乱”。此外，你的会议将更有条理，主题更集中，目标更清晰。而且，你会引人注目！
罪之三：迟到
你是否曾因为与会者迟到而不得不重新开始会议？你是否因此断了思路和会议的连贯性？
艾哈迈德（Ahmad）的故事
艾哈迈德看了一下手机，时间是下午2点07分。这只是一场关于他们即将发布的营销资料的更新会，预计不超过30分钟。除了他的上司简（Jane），所有人都到了。简几乎每次开会都迟到，他左右为难，不知道该不该直接开始，因为他发现与会人员已经有些焦躁不安，并开始用手上的各种设备来处理自己的事了。等到2点11分，他决定不等了，直接开始。他的会议议程很简短：展示三种营销材料设计，获取大家最喜欢哪一个的反馈，以及分享月底发布的时间和细节。
虽然开始晚了，但艾哈迈德将时间掌控得很好。他完成了设计展示，并得到了大家的反馈，了解到他们偏向于哪一种风格，以及还需要做出哪些调整。2点23分，他正要进入议程的最后一点，即启动的时间和对每个部门的影响，这时，简冲了进来。她为自己的迟到感到抱歉，接着环顾一下房间，希望能了解设计选择到了哪一步。她说：“对不起，伙计们。这一天过得也太快了！艾哈迈德，我错过了什么？”?
艾哈迈德回道：“我们刚刚完成了营销材料的设计选择，获得了每个人的反馈，即将讨论产品发布的细节。”
“嗯，”简说，“我真想听听大家的想法。大家觉得这三个设计怎么样？”
最终，会议在下午3点10分结束，推迟了40分钟。现在，每个人都快迟到了，他们即使匆忙赶回办公室也晚了。
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