描述
本书是编写组成员结合多年的公文教学经验，参考大量经典例文和公文写作资料编撰而成的。共分为五章：常用公文写作基础、指挥类常用公文写作、报请类公文写作、知照类公文写作、常用事务公文写作。各章既有公文写作的理论知识，又有写作模板和点评，是一部兼具理论性和实用性的写作指导用书。
章 常用公文写作基础 1
节 常用公文的文种及分类 1
第二节 常用公文写作的语言基础 14
第三节 常用公文写作规范 24
思考题一 34
第二章 指挥类常用公文写作 36
节 命令的写作 36
第二节 决定的写作 45
第三节 批复的写作 54
思考题二 62
第三章 报请类公文写作 63
节 报告的写作 63
第二节 请示的写作 74
思考题三 84
第四章 知照类公文写作 85
节 通知的写作 85
第二节 通报的写作 95
第三节 通告的写作 106
第四节 函的写作 112
第五节 纪要的写作 119
思考题四 126
第五章 常用事务公文写作 127
节 计划的写作 · 127
第二节 总结的写作 134
第三节 调查报告的写作 141
第四节 简报的写作 149
第五节 述职报告的写作 156
思考题五 163
附录 常用公文写作常见表达错误 164
参考文献 181
后 记 182
节 常用公文的文种及分类
根据公文性质的不同，主要将公文分为四大类：法定性公务文书、事务性文书、规范性文书、日用类文书。法定性公务文书是由有关法规(《党政机关公文处理工作条例》《军队机关公文处理工作条例》等）所规定的公文，在格式上要符合《党政机关公文格式》《军队机关公文格式》的规定。事务性文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时，用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。它虽然不属于法定的正式公文， 但因种类多、使用范围广、使用频率高，故被称为准公文。
一、常用公文文种及其适用范围
无论是法定性公务文书、事务性文书、规范性文书，还是日用类文书，均有其特定的文种名称。
（一）常用法定性公务文书文种及其适用范围
《党政机关公文处理工作条例》第八条将公文分为15 种，分别是：决议、决定、命令( 令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。《军队机关公文处理工作条例》第八条将公文分为12 种，分别是：命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、纪要。由此可见，命令、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、纪要是机关单位常用且通用的10 个文种。这10 个文种虽因写作者的工作性质和在工作中遇到的具体问题不同而在使用时有所区别，但是在写作方法、注意事项等方面存在着相通之处。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，决定、命令（令）、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要的适用范围主要是：
①决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
②命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
③通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
④通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
⑤通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
⑥报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
⑦请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。
⑧批复。适用于答复下级机关请示事项。
⑨函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
⑩纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（二）常用事务性文书文种及其适用范围
常用事务性文书有计划、总结、调查报告、简报、述职报告5种。这5个文种的适用范围主要是：
①计划。是为完成某项工作任务、实现某个目标，对一定时期内的工作预先作出设想、部署、安排的应用文体。
②总结。是单位或个人对过去某一时期、某一阶段、某个方面已完成工作的回顾与分析研究，并从中得出规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。
③调查报告。是对某个单位、某个问题或某一事件进行深入调查和研究之后，根据调查研究成果写成的书面材料。
④简报。是机关向上级反映情况或向下级、向平级单位传递信息、通报情况的一种具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的内部小报。
⑤述职报告。主要是下级向上级、主管部门和下属群众陈述任职情况，包括履行岗位职责，完成工作任务的成绩、缺点、问题、设想，并进行自我回顾、评估、鉴定的书面报告。
二、常用公文文种的选用原则
常用公文文种的性质、用途不同，使用范围也有所不同，写作者需要根据实际情况选用适当的文种。撰写公文时，按照行文目的、行文关系、发文机关所处地位与职权以及有关规定正确选用文种，有利于维护文件的权威性和有效性，便于受文者准确理解发文意图，使公文得到及时有效的处理，从而提高工作效率和效益。
（一）根据行文目的和要求选用文种
常用公文文种都有自己特定的行文目的和要求，在实际工作中应根据行文目的选择适当的文种。例如，请求上级机关给予指示、帮助和支持，用请示；通过典型事例或重要情况的传达，向全体下属进行宣传教育或沟通信息的，用通报；发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行事项的，用通知；对一定时期内的工作加以总结、分析和研究，肯定成绩，找出问题，得出经验教训，用于指导下一阶段工作的，用总结。
（二）根据隶属关系选用文种
发文机关与主送机关的隶属关系不同，选择的文种也不同。例如，主送机关是直接上级机关的，选用请示、报告；主送机关为直属下级机关的，选用命令、决定、批复、通报等；不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题时，选用函；不涉及隶属关系，主要用于本单位内部制订计划、总结工作的，分别用计划、总结。
（三）根据适用范围和使用时机选用文种
不同的公文文种，具有不同的使用范围。例如，通知与通报仅有一字之差，使用范围却不相同。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文；通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
不同的公文文种，具有不同的使用时机。例如，请示必须事前行文；报告可在事前、事中、事后行文，更多的是事后行文。计划在事前；总结在事后。
三、常用公文文种使用上的常见问题
虽然《党政机关公文处理工作条例》《军队机关公文处理工作条例》对常用公文文种的使用做出明确规定，但在日常工作中，由于种种原因，公文写作者在公文文种的使用上常常出现如下问题。
（一）自制文种
虽然《党政机关公文处理工作条例》《军队机关公文处理工作条例》对常用公文文种已有明确规定，但在实际工作中，使用非法定公文文种的现象时有发生。如报告用“汇报”，请示用“申请”，通告用“声明”，等等。
（二）误用文种
文种误用包括把党政机关公文当成军队机关公文使用、把事务性文书当成法定性公务文书使用。常见的情况有：把“决议”“公报”“公告”“意见”“议案”等党政机关公文当成军队机关公文使用；把“要点”“打算”“安排”“方案”等事务性计划类文书当成法定性公务文书直接使用；把“总结”“小结”等事务性总结类文书，用来汇报工作、沟通情况、交流经验的“简报”等当成法定性文书使用。需要注意的是，将上述事务性文书用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。
（三）混用文种
混用文种是指不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。例如，“通报”和“通知”混用、“请示”和“函”混用、“总结”和“报告”混用、“纪要”和“会议记录”混用等。
（四）降格使用文种
降格使用文种是指本该用权威性较强的文种时，却用了一般性公文行文。例如，本该用命令、指示发布的公文而用通知发布。这种降格使用，必然会影响行文的权威和效力。
（五）文种名称不规范
文种名称不规范是指使用《党政机关公文处理工作条例》《军队机关公文处理工作条例》规定的法定公文文种以外的文种。常见的情况有：使用已取消的公文文种，如“会议纪要”等；将两个不同的文种名称合并或缩并在一起使用，如将“报告”写成“请示报告”，将“关于……的请示”写成“关于……的申请”，等等。
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