数字中国战略背景下的档案数字化转型年度报告

以档案青年交流平台为契机，聚集数字中国战略背景下的档案学转型

本报告针对我国档案领域各方面的数字转型进程展开调查、分析和研究，其中主要涉及档案管理政策、法规与标准，档案管理方法与策略，档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系的建设等。本报告全面系统地梳理和总结了我国档案数字化转型的重点路线、进展、成绩、特点，分析存在的问题和不足，展望未来档案领域的发展趋势和方向。

刘越男，管理学博士，教授，博士生导师。中国人民大学信息资源管理学院院长。入选教*部新世纪优秀人才，国家级档案专家领军人才。主要研究领域：电子文件管理、数字档案馆、数据治理、数字人文。先后主持、参加了15项国家社科基金、国家自然科学基金科研项目，以及来自国家主管部门和实际单位的30余项档案信息化委托项目，出版著作及教材19部，发表论文百余篇，主持、参加编制国家标准3部，获省部级教学科研奖11项。

周文泓，中国人民大学信息资源管理学院副教授，电子文件管理研究中心副主任。全国青年档案业务骨干、中国人民大学青年学者、四川省学术与技术带头人后备人选，研究方向为网络空间档案化管理、政府开放数据等，主持有两项国家社科基金项目，获国家博士后一等资助项目，已在《Online Information Review》《Archives and Records》《档案学通讯》《档案学研究》《图书情报知识》《情报理论与实践》《电子政务》等期刊发表学术论文140余篇，专著一部。

1 文件（档案）管理标准化赋能数字中国建设的现状、趋势与展望
2 数字中国建设背景下的城建档案治理：环境、进展、问题与趋势
3 我国电子档案存证技术理论与实践发展调研
4 我国文件档案管理评估的发展现状和优化策略
5 数字中国建设背景下的数字档案文化资源建设：实践、挑战与转型
6 数字中国建设背景下企业档案工作数字转型研究
7 数字中国背景下的档案领域国际合作
8 基于自主可控的数字档案馆建设研究
9数字中国战略背景下电子文件管理政策法规建设——基于对2022—2023年公开发布数据的分析
10 2022—2023年档案出证利用：调查与思考
11 数字中国背景下的档案智能化管理与服务发展
12 智慧城市建设中档案数字化转型的发展现状与展望
13 数字中国建设背景下档案学术期刊数字化转型的现实状况与发展路径
14 综合档案馆网上展览建设
15 我国档案开放数据资源的建设进展与展望
16 数字中国建设背景下我国省级档案馆重特大事件档案资源建设与服务现状调查数据环境中亦喜亦忧的档案事业发展之路

学科使命和青年行动
1. 档案学科与档案信息化建设、国家信息化建设同频发展
我国的档案信息化建设始终与国家信息化建设整体部署同频共振。20世纪80年代初，适逢办公自动化推进初期，档案界积极响应，以中央档案馆的革命历史档案目录数据库、河北省档案馆的机读目录数据为代表的单机版应用拉开了我国档案信息化的序幕。上海市政府开发的跨处室的“文档一体化”计算机综合应用系统、吉林省的档案管理系统都是单机办公自动化发展阶段的典型应用。1992年,国家CAD应用工程办公室设立“双甩”的目标，即“甩掉图板、甩掉图库”，这对CAD电子文件的生成和保存提出明确要求。1996年，国家档案局成立电子文件归档与管理研究领导小组和电子文件归档及电子档案管理研究课题组，CAD电子文件管理成为试点工作和标准规范的重要内容。2002年(中共中央确定了国家信息化战略的两年后)，国家颁布了第一个信息化重点专项规划——《“十五”信息化重点专项规划》;国家档案局紧随其后，发布《全国档案信息化建设实施纲要》，明确了以信息化带动全国档案事业的战略路线。档案信息化从此进入整体规划阶段。2020年修订的《中华人民共和国档案法》明确规定“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划”。
档案学科发展亦与档案事业的信息化建设同频共振。20世纪80年代开始，档案院校启动信息化建设方向的课程建设、教材建设、人才培养和科学研究。以中国人民大学信息资源管理学院为例，1981年开始陆续开设“档案情报电子检索”“档案图书情报自动化管理”等档案管理现代化课程;1996年开始陆续开设“档案现代化管理技术”“档案计算机管理系统开发”等课程；2001年开设“电子文件管理”课程，后续陆续开设“文档自动化系统设计”“电子政务系统与文档自动化”“数字档案馆基础”“档案网站建设”“数字保存”“社交媒体信息存档”等十余门课程。孙淑扬和丁志民主编的《档案计算机管理教程》、冯惠玲主编的《电子文件管理教程》等教材为相关课程提供了支持。冯惠玲教授领衔的电子文件管理研究团队陆续在电子文件管理方法、流程、系统、风险、战略、标准、法规等领域开展多项开拓性研究，推动理论和实践的发展。其创办的中国人民大学电子文件管理研究中心为我国唯一专注于档案信息化的研究机构，创办的中国电子文件管理论坛已经连续举办13届，引领国内包括电子文件管理在内的档案信息化学术交流。
2. 数字中国战略推动档案数字化转型的深入发展
2021年3月，《国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》颁布，明确要求“加快数字化发展，建设数字中国”，要求“加快建设数字经济、数字社会、数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革”。这预示了我国信息化建设从各领域推进、国家整体规划到引领全局发展的新历史阶段。2023年2月，中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》，该规划明确指出“建设数字中国是数字时代推进中国式现代化的重要引擎”，为实现伟大的历史使命，要求按照“2522”的整体框架进行布局，即“夯实数字基础设施和数据资源体系‘两大基础’，推进数字技术与经济、政治、文化、社会、生态文明建设‘五位一体’深度融合，强化数字技术创新体系和数字安全屏障‘两大能力’，优化数字化发展国内国际‘两个环境’”。
数字中国战略的制定和实施也将档案信息化推向档案数字化转型深入发展的新阶段。在这个阶段，无论是档案事业，还是档案学科,既面临新挑战、新要求，也潜藏着极大的发展机遇。如何与数字中国战略对接，进一步体系化、深度化地推动档案数字化转型，是档案学界需要集体思考的一个问题。
2.1 框架衔接，领域延展
一方面，档案领域应融入数字中国“2522”的体系框架中;另一方面，档案数字化转型也应形成自身的体系框架，并且该框架可以与数字中国“2522”的体系框架相映射。通过对照数字中国“2522”体系框架，结合档案实践的具体情况，可以初步构建档案数字化转型的“2522”体系框架，档案数字化转型的覆盖面由此展开。
档案数字化转型的“2522”体系框架包含以下内容。
（1）底层的“两大基础”分别是档案软硬件基础和档案数据资源体系。档案软硬件是档案事业创新发展的基础支撑，数字空间档案科技成果的转化落地就表现为档案软硬件。档案产业的实力、规模与档案数字化转型的发展程度呈现正相关关系，关系到优质的档案软硬件供给，是夯实档案数字化转型的基础设施。没有强大的产业支撑，就没有坚实的档案产业，衷心期待档案领域可以产生有影响力的龙头企业。另一个基础是档案数据资源体系。对于数据资源的重要性已无须赘言。根据有限的观察，多年来各地区、行业、单位在建设各自范围内的“小体系”，尽管档案目录中心建设已有多年，档案资源共建共享仍是多年的焦点问题，国家层面尚未形成一体化的档案资源体系，档案资源的互联互通始终是资源体系建设的痛点。现阶段对档案资源的底子还缺乏系统了解，对社会开放利用相对有限。虽然档案资源体系的数字化初有成效，但后续数据化、智能化工作任务非常艰巨，档案文化历史价值和数据要素价值将双轮驱动档案数据资源体系的建设。
（2）两大基础之上是与数字技术深度融合的“五位一体”应用布局。档案数字化转型与数字中国的五大应用并非严格的一一对应关系。大致说来，面向数字经济，需要推动企业档案数字化转型；面向数字政务建设，需要加强政务档案数字化转型；数字文化中包含文化遗产档案管理；数字社会中则包含社群档案、用户生成类档案及其管理的数字转型；数字生态文明构建中，档案文明也是有机组成。关于档案定位、档案角色、档案权利责任的讨论将推动档案新理念与新观念的产生。
（3）“2522”框架中的第二个“2”是推进档案数字化转型“五位一体”布局的两大能力。数字中国体系框架中的两大能力是数字技术创新体系和数字安全保障，但笔者认为档案专业能力也很重要，任何事业的转型都是以人的自我转型为起点。如果专业人才队伍跟不上，档案事业很难转型。可以看到社会中快速发展的领域都能够充分利用资源吸引人才。所以笔者将技术和安全整合并归纳为以技术为主的体系，将专业能力作为另一大能力。
（4）框架顶层包括两大治理环境:一是国内的法规制度环境，二是国际的交流与合作环境。档案数字化转型意味着档案数据形态的改变、资源布局的改变、利益相关方格局的改变，要求建立与之适应的规则体系和合作环境。
2.2 档案数据，双向赋能
在档案数字化转型深化发展的过程中，处理好档案与数据、档案管理体系和数据管理体系的关系无疑是关键问题。陈永生教授认为,档案数据既可以理解为“档案这种数据”，也可以理解为“档案加数据”。无论哪种理解，都将档案这一由来已久的“信息记录”和数据这种数字时代“信息记录”直接关联起来。根据2021年9月施行的《中华人民共和国数据安全法》，数据是指“任何以电子或者其他形式对信息的记录”。在数字化转型的背景下，数据通常指电子形式的信息记录，在实践中有时特指结构化数据。按照此概念，数字空间中，数字档案是数字数据的重要组成，是经过精挑细选、整理有序的有价值的数据。虽然档案和数据在概念和内涵上的关系如此密切，但在实践中却形成了档案和数据两大管理体系。实践中既有某市档案馆和大数据中心联手开展数据治理的协同案例，也有某地大数据局不同意当地档案馆建设数字档案馆系统的割裂事实。在数据资源管理实践中互为补充、取长补短、双向赋能，共同推动数字中国战略，是共赢之举。
价值共识是双向赋能的前提。在2000年国家初步确立信息化战略阶段，信息资源作为信息化六大要素之一被提及和重视。2004年出台的《中共中央办公厅国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》对信息资源予以明确定位：“信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要”。这是信息资源生产要素地位的首次确认。10年后，2014年政府工作报告中首次写入大数据。此后的10年间，在政策用语中，大数据、数据、数据要素似有逐渐取代信息资源之势。数据作为生产要素首次出现在党的十九届四中全会通过的《中共中央关于坚持和完善中国特色社会主义制度、推进国家治理体系和治理能力现代化若干重大问题的决定》。2022年,中共中央、国务院颁布《中共中央 国务院关于构建数据基础制度更好发挥数据要素作用的意见》。2023年10月,国家数据局正式挂牌成立，由专门主管部门推动数据要素价值发挥的历史从此开启。国家信息中心原副主任胡小明指出：“信息化发展过程中会不断出现新名词、新用语,对这些新名词、新用语不能望文生义……每个信息化新名词、新用语的出现都意味着一个历史事件,它是信息环境出现巨大变化之后的产物。”数据要素这个概念体现的是20多年来党和国家对于信息资源价值的政策认可和工作推动。冯惠玲教授在《档案学概论（第三版）》中首次阐述档案的数据要素价值：“作为生产要素，档案信息与其他资源集成后，通过数据分析、处理和挖掘等手段，进入生产过程，实现知识生产和资产增值。”
档案方法可以赋能数据管理和治理，数据的档案化治理是其典型应用。数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性管理要求完善数据治理的质量目标，档案集中管理机制充实数据治理机制构建，档案生命周期管理方法丰富数据治理的方法。归档范围和归档要求有助于数据采集范围、采集要求的确定，其中,关于数据关联、元数据、格式的细致规定为众多数据资源统一登记和管理所缺失；档案元数据对资源的描述有助于数据的统一发现，Information and documentation—Metadata for managing records(ISO 23081)所规定的元数据概念模型有助于丰富面向资源管理的元数据描述；基于业务关联的档案分类为数据分级分类提供专业视角；档案鉴定为数据退役提供方法论支持，档案凭证为数据教核等。
数据方法赋能档案开发和利用，档案的数据化开发是其集中体现。共享、开放、利用是发挥数据价值的关键环节。在大数据、人工智能技术的支撑下，数据共享开放的场景日益多元，价值发挥日益重要。国家青藏高原科学数据中心年均访问量为550万人次，符合科学数据领域推崇的FAIR原则，即可发现(findable)、可访问(accessible)、可互操作(interoperable)、可重用(reusable)的管理原则的结果。该中心将可复用数据产品的开发及智能方法创新作为本职工作，这提醒档案部门在数据时代也需要再定位。
2.3 产学研用，协同发展
档案数字化转型涉及多方利益相关者。从资源链条来看，包括资源形成者、资源持有者、资源保管者、资源利用者；从管理系统供给来看，包括系统开发者、系统使用者；从人才供给来看，包括人才培养方、人才需求方；从制度供给来看，包括制度研究方、制度制定方和制度实施方。单靠某一方的努力并不能回应档案数字化转型在人才、技术、制度等全方位的挑战，唯有产学研用合作，构建良性发展的生态系统，形成发展合力，才能推动整个行业的快速发展。
2023年10月14日，由中国人民大学信息资源管理学院倡导，联合高校、档案馆和企业，共36家单位组成的档案数据产教融合发展平台在宁波宣告成立。该平台的成立旨在面向国家科教兴国战略、人才强国战略、创新驱动发展战略的需要，促进档案数据领域高等教育与相关产业发展的深度融合，不断推动档案数据行业高层次人才的培养，提升档案数据从业人员的专业素养和能力水平，助力我国档案数据产业竞争力的持续提升。该平台的成立是高等教育机构、档案管理部门和产业界协同共推档案数字化转型的重要举措。该发展平台未来的主要工作包括促进档案数据领域学术交流与合作、建设档案数据案例库、推动档案数据产业高价值品牌的培育和成长，以及开展档案数据行业研究等。
3. 档案青年是档案数字化转型未来发展的中坚力量
档案学的未来在年轻人，档案事业的未来也在年轻人。在此社会背景和学科使命背景下，积聚档案领域的青年学者力量以形成合力，推动档案数字化转型成为学科发展应有之义。2023年6月10日，恰逢国际档案周，中国人民大学电子文件管理研究中心在北京召开档案青年学者沙龙，践行“Archives United”（档案团结）的主题。此次青年学者沙龙聚焦“数字中国建设背景下的档案数字化转型”，19名档案学青年学者参与会议，积极探讨当下的研究兴趣，畅谈档案数字化转型的未来，缔结集体研究之约。《档案与建设》2023年第7期刊登了实录摘编，微信公众号“档案那些事儿”连载每位参与人的发言全文。这些青年学者构成了本报告的主要编写群体，其中,16位教授领衔其他32名青年合著，共同完成本报告。这些学者来自15个单位，包括高校、科研机构和档案馆。
青年行动也是档案数据产教融合发展平台上最引人注目的行动，本报告也是该发展平台的首个行动成果。尽管不是每位青年都以档案信息化为最主要的研究方向之一，但几乎每个研究领域、研究问题的开展都以信息化为背景。尽管大家的研究取向、兴趣会有所不同，但依托档案数字化转型的体系框架，每篇成果都通过独特的专业视角与当下的数据时代相连接。47位站在时代前沿的学者，或关注法规制度，或触及企业、城建、文化、智慧城市、期刊出版等领域，或专注存证出证、信创等技术工作，或聚焦展览服务，或放眼开放、国际化和智能化，他们以敏锐的触角、开放的学术态度和年轻的臂膀共同承担推动档案学与时代共向前进的学科使命。
本报告得以快速完成、顺利出版，除了归功于同向而行的档案青年之外，还要感谢广州历康信息科技股份有限公司李新功女士的大力支持，感谢知识产权出版社编辑专业、细致、高效的工作。
从历史的长河来看，本报告的出版，仅仅是数字化转型这个时代洪流之下微小的努力，但也折射出档案青年对时代关切和档案需求的积极回应，记录下档案青年的成长和思考。希望未来能够为档案青年搭建更大的学术交流和争鸣的平台，吸引更多青年学者参与其中，提供展示研究成果的机会。希望我们可以通过更多的方式保持更为长久的连接，进而推动学科和个人的持续成长。未来一起努力！