商务英语写作实例精解(第七版)

《商务英语写作实例精解（第七版）》编辑推荐：Shirley Taylor’s International Bestselling Book
“说人话，接地气，有干货”
（1）提供300多篇商务信函和电子邮件范例。
（2）给出100多条贴心实用的商务文书写作建议。
（3）涵盖电子邮件、网站和网络社交媒体写作。
《商务英语写作实例精解》（第七版）将帮你打造良好的商务英语写作风格，为你在职场中赢得巨大优势。
 

《商务英语写作实例精解》（第七版）作为21世纪的商务英语写作指南而畅销全球。
本书摒弃了陈腐的繁文赘语和过时的商务礼仪，提倡使用简洁、轻松、自然的语言，实现高效商务沟通。
书中提供了300多篇典型、实用的现代商务文书范例，并就内容、语言、结构和写作风格等给予全方位的指导，将文书写作与商务实践有机结合，传授“实战”经验。

（英）雪莉 泰勒（Shirley Taylor）：现代商务英语写作及沟通技巧领域的权威，著名培训师，擅长现代商务英语写作技巧、电子邮件礼仪、沟通技巧及秘书技能等领域的培训。

Contents 目录

About the author 作者简介 vii
Publisher acknowledgements 出版者致谢 viii
Preface to the first edition by Leonard Gartside
第一版序言（伦纳德 加特赛德） ix
Preface to the seventh edition by Shirley Taylor
第七版序言（雪莉 泰勒） xi
Introduction 前言 1

Part One Communication: An Overview沟通交流：概述 5
1 The importance of building relationships – both orally and in writing
口头及书面交流中都要注重建立关系 7
2 Sentence construction matters 正确组织句子很重要 15

Part Two Business Writing Basics商务写作基本原则 25
3 21st century business language 21世纪的商务语言 27
4 Structuring messages logically 逻辑清晰地安排信函内容 49
5 Presentation matters 外观与格式很重要 55

Part Three Electronic Communication电子交流 71
6 Email etiquette 电子邮件礼仪 73
7 Writing online: websites, blogs and social networking
网络写作：网站、博客及社交网络 93
8 Customer care online 网上客户服务 103

Part Four Routine Business Transactions常规商业交易 107
9 Enquiries and replies 询问函与回复函 109
10 Quotations, estimates and tenders 报价、估价与投标 129
11 Orders and their fulfilment 订货与交货 147
12 Invoicing and settlement of accounts 开发票与结账 163
13 Letters requesting payment 催款信 181
14 Credit and status enquiries 赊购与资信调查 195
15 A typical business transaction (correspondence and documents)
一笔典型的商业交易 （往来信函与文书） 211

Part Five General Business Correspondence普通商务信函 227
16 Internal correspondence 内部信函 229
17 Secretarial and administrative correspondence
文秘和行政信函 241
18 Meetings documentation 会议文件 257
19 Personnel 人事 267
20 Reports and proposals 报告与建议书 303

Part 6 Creative and Persuasive Documents创意性与劝说性文书 311
21 Complaints and adjustments 投诉与处理 313
22 Goodwill messages 友好信函 343
23 Notices, advertisements, information sheets and handouts
通知、广告、信息宣传页和讲义 361
24 Circulars 通函 371
25 Sales letters and voluntary offers 促销信及特别优惠 391
26 Publicity material 宣传材料 407
27 Business plans 商业计划书 419

Appendix 1 Spoken and written forms of address
附录1 口头称呼与书面称呼 425
Appendix 2 The A-Z of alternative words
附录2 A-Z替代词汇表 431
Appendix 3 How to write reports in plain English
附录3 简明英语报告写作指南 447

第七版序言 (雪莉 泰勒)

环顾一下你工作的场所。你的上司是否具备出色的书面表达能力？那些写作水平高的人是否更容易得到晋升？人们是否更愿意倾听优秀的文字表达者的想法？写作能力强的人是否能更有效地说服他人？答案是肯定的！
今天，除了通过见面或打电话，我们的工作越来越多地通过信函来完成。随着信函往来的增加，我们更需要依靠自己的写作技巧去影响、说服、鼓励、配合和引导他人。然而
在日复一日的工作中，你可曾注意到人们在谈论写作能力的重要性？没有，对吧？大多数人也没有真正注意到他们所阅读内容的质量好坏，他们只是对此作出积极或消极的反应，或者不作任何反应。如果你曾想过是否有更好的写作方式来达到更好的效果，那么答案是：有！
以下是书面交流的三条新原则。

1 If you can say it, you can write it 如果可以这么说，就可以这么写今天我们与外界的很多联系都是通过电子邮件、网站、博客、短信以及社交媒体完成的。这些联系渠道为我们提供的只是纯粹的事实，而无法展现声调、面部表情、肢体语言或停顿。因为现在这些沟通方式常常会取代交谈，所以采用最接近于口语的方式写作不失为明智之举。这样做的话，你就占据了一大优势——在写作中融入了你的人格与个性。这将使你与众不同，有助于跟读者建立更紧密的联系。

2 Write for today, not yesterday 弃旧图新，改用新式写作方法过去的商务信函被动冗长、枯燥乏味，因而疏远了写信人和读信人之间的距离。陈腐的写作方式还会影响阅读理解的速度。
Yesterday:
Please be advised that a meeting of the Annual Convention Committee will be held on 24 February (Thursday) at 9.30 am. Approximately 2 hours will be required for the meeting and you are required to attend to report on progress made since the last meeting. Kindly advise me of your availability at your soonest.
现代商务写作则更像在交谈，简洁利落，清晰易懂。富有人情味的表达也使其内容显得更加积极、有趣。
Today:
I’d like to hold another meeting of the annual Convention Committee on Tuesday 24 February from 9.30 to 11.30 am. I hope you can attend to report on the great ideas you brought up at the last meeting. Please confirm if you can join us.

3 Aim to build relationships 旨在建立关系
在书面交流过程中，读者既看不见你的表情也听不到你的声音，他们只能通过你写作的内容和方式来对你作出判断。在当今快节奏、重交流的世界里，让别人了解自己非常重要。如果你执意使用那些冗长过时的套话，如：“Please be reminded”（现谨提醒）,“Kindly be advised”（兹通知）,“Please find attached”（现谨附上）,
“herewith”（随信）,“above-mentioned”（以上所言）,“reference and perusal”（参阅）等等，你的真实意思就会模糊不清，你的个性更是无从展现。要以积极、新鲜、有趣的口吻来写作，并且在写作中融入你的情感和个性，这会有助于人们了解文字背后真实的你。
文笔拙劣的信函会对你和公司造成不利影响，因为它无法简洁清晰地介绍公司的产品、服务、价值观、政策及信条，甚至可能会因言害意。这样的信函最终会导致自身名誉
受损、公司效率尽失，同时也会让你失去与客户、同事及合作者有效沟通、建立联系的机会。
良好的写作能力如今已被视作一项必要的商务技巧，它将为你在当今的商界赢得巨大的优势。良好的写作能力会帮你提高工作效率、提升可信度、改善关系、影响他人、赢得
更多的客户并实现自己的目的。
如果想提升自己的职场优势，在这个竞争激烈的世界中立足，那你现在就必须掌握行之有效的商务写作技巧。相信你一定可以从《商务英语写作实例精解》（第七版）中取到
真经。
书面交流的上述三条主要原则将贯穿全书。认真研读此书，你将学会如何通过书面交流提升自己的职业声誉以及建立和维持良好的关系。

雪莉 泰勒（Shirley Taylor）
2012年5月