《秘书的秘书》（继畅销书《机关的机关》后又一力作，从职场到官场，从秘书到领导的职场真经。）

10位领导服务一线经验千锤百炼

 

《秘书的秘书——秘书实践一本通》分为素质、办公、办文、接待、服务五个篇章，共31个专题，兼顾理论性和实用性，适应全球化背景下秘书工作的新趋势、新需求，着重讲述了涉外会议的组织与管理、现代办公室实务、交际与沟通技术、秘书礼仪等内容。与偏重理论性的秘书类书籍迥然不同，本书实践风格鲜明，实操性强，属于从秘书实践内部酝酿产生的自内而外的心得体会。

胡利民，1971年9月生，江苏灌南人，现为连云港市政务办党组成员、副调研员，毕业于江苏师范大学化学化学与材料科学学院 、文学院，获得文学硕士学位；2000年至2017年在连云港市政府办公室工作，先后任秘书处副处长、四处处长、二处处长、副调研员；曾在《秘书工作》《秘书》《秘书之友》《应用写作》《接待与交际》《中国改革》等报刊发文数十篇。崔美荣，1971年1月生，江苏灌南人，现为连云港市中等专业学校高级教师，从事中学语文教学及职业教育研究，毕业于江苏师范大学文学院，曾在《蒲松龄研究》《秘书》《秘书之友》《应用写作》《职业教育研究》等刊物发表文章。

目 录

资深秘书谈秘书工作，自然深谙其中酸甜苦辣，深悟个中经验教训。谈实践，都是自身多年摸爬滚打而得，注重可操作性，篇篇可分解细思；议理论，皆为亲历亲为之归纳提炼，可见作者独到匠心所在；看文笔，随处可见公文笔法，每篇皆可观摩体会、学习借鉴。这当然会对大家尤其是初涉办公室工作者有所裨益，成为秘书工作和学习的好帮手。这也是确定《秘书的秘书》书名的良苦用心吧。我非常欣赏作者强烈的事业心和乐于分享的公益精神，能积极开设微信群给年轻文秘工作者以指点、解惑和帮助，带动更多同行前行。由衷为作者点赞！

秘书八大特色素质秘书（按规定，省部级以下领导干部一律不准配备专职秘书。本书所述秘书为各类普通文秘工作人员统称，非指专职秘书）工作因为直接服务领导，可能为此职位奉献者带来更多升职希望和锻炼机会，因此成为很多年轻人追求向往的热点职位，也是各种职位中要求较高的高难岗位。秘书职位本身要求较高，并不适合每个人，只适合于满足此职位诸多素质要求的人员。大家能否走上秘书职位既要取决于单位认可，又要取决于个人造化，还要取决于机缘巧合。一个人能否适应秘书工作需求，笔者提供八把“尺子”，供大家衡量参考。一是经受得住冷酷批评。没人敢保证工作不出任何差错。秘书工作出现一点差错就直接暴露在领导面前，接受领导批评概率以及挨批猛烈程度都较其他岗位大得多。秘书不仅要有坚固大脑，而且要有承受得住超乎寻常压力的坚强心脏，以及经受得住暴风骤雨、劈头盖脸批评的厚实脸皮，勇于面对和接受各种批评，在经受各种批评情况下，依然能够保持平稳和谐心态，从容应对和妥善处理工作事务；否则素质再好也要及早考虑调整岗位，不然赖在秘书岗位上，不但不会让你风光无限、踌躇满志，而且让你苦不堪言。二是经受得住热情表扬。表扬与批评是同生共长的伴生物。秘书工作辛苦，领导看在眼里；秘书工作成绩，领导放在心里。领导见到秘书辛苦，大多不会无动于衷， 有时通过适当方式把秘书表扬得耳热心跳。面对领导表扬，秘书务必记住始终保持清醒冷静的头脑、戒骄戒躁的心态，千万不可沾沾自喜、怡然自得，甚至把掩藏在衣服里的大尾巴翘出来，那就浅陋了，而要让领导感知你虽然非常受用其褒奖，但还得表现出百尺竿头更进一步、再接再厉迎接新挑战的动人气概，及时总结经验教训，不断优化工作方法，以更大热情激情和美好心情埋头苦干，创造更大成绩，不能让领导看到你躺在成绩簿上止步不前的偷懒嫌疑和自满迹象。实践证明，经受得住批评容易， 经受得住表扬并不容易。三是经受得住透支体力。一般人认为秘书工作是脑力劳动、秀才活儿，坐在办公室看看文件、写写材料、打打电话、上上网、喝喝茶，出去拉拉车门、拎拎包。从实践看，秘书工作恰恰是件体力活，而且是劳心劳力劳神的“三劳型”体力活。劳心指考虑事情多，既要站在领导角度谋划工作、思考问题、阅读资料、研究情况， 又要熟悉领导管辖范围内各单位主要业务工作，还要思考和操作办文、办会、办事等事无巨细的具体工作，每天大脑都在高速运转，基本停不下来。劳力指消耗体力多，秘书工作加班熬夜与奔波辛苦，时间长了非常消耗体力。长年累月加班熬夜会把人整得疲惫不堪。如果不注意锻炼调整，秘书还会惹上颈椎、腰肌劳损等秘书职业病。笔者曾将秘书工作概括为“三高两平”，即高质量、高节奏、高水平，平均一周工作六天半，平均一周有五个晚上十一点后才能回家。一朋友几次晚上九点看到笔者披星戴月回家，深有所感地说：“你们秘书太忙了，老看到你加班。”笔者苦笑道：“你能看到我，就不算加班；看不到我，才算加班。”劳神指消耗眼力多。秘书少不了起草材料，经常面对电脑屏幕敲打文字，一坐好几个小时，有时遇到重要材料或时间紧急的，可能坐在电脑前通宵达旦，如没强壮身板和充沛体力，很难胜任如此繁重任务。四是经受得住寂寞冷清。一般人认为秘书向上爬升速度快些，人生道路可走捷径、跨步走。蕴含于秘书岗位的“快”与“慢”始终是如影随形共生体，说不清楚有多快，也说不清楚有多慢。快开头不一定有好结尾，慢起步不一定就始终处于坏境地。较多者仍然是挥之不去的“寂寞”，特别是从事具体业务的秘书，成年累月沉浸于繁琐业务之中。秘书岗位不但辛苦，而且很寂寞。年轻人选择秘书岗位，如果冲着快升迁、走捷径，就要提前做好经受得住寂寞的心理准备，否则希望有多高，最后失望可能也有多深。五是经受得住高频重压。任何工作职位都有一定压力。没有压力的职位是不存在的。面对压力，乐观点说是压力之下必有动力。秘书工作永远不知道今天哪个环节会出差错，当然也不知道明天又要接受多少批评，还要经常在短时间内刚性做完各种事务，缺失某个环节就可能影响一块事情，甚至少打一个关键电话就造成工作被动，需要时时刻刻经受既无规律，又无原则的连续重压。六是文笔表达灵动流畅。拥有好文笔是秘书职位必备的基本条件，也是领导需要秘书服务的重要内容。没有好文笔，秘书就会疲于奔命，永无安心安神安身安宁之日。所谓好文笔，指秘书不但要会写材料，而且还要会改材料，更要写出体现实践工作重点、亮点、特点以及切合领导思路、满足领导口味的材料。好文笔须有三个基础：首先，拥有扎实的文字语法功底，熟悉现代汉语语法基本规则，熟悉各种文体写作要领，能够根据不同主题及要求撰写出符合实际、促进工作、体现意图的材料。其次，拥有一点即透、不点也能主动思考琢磨的悟性，很多时候材料怎么写、写到什么程度、突出哪些重点、采用什么叙述框架并无定法，也没有哪位老师说得清楚，需要根据材料主题、应用场合、受众对象以及不同时间节点等因素，因人而异、因时而异、因事而异，灵活机动起草。某个条件发生变化，材料口径与框架就得重新整理。比如，同样是财政体制改革材料，市财政局业务处室负责人向局长汇报要侧重技术细节，甚至事无巨细、细到字词句段组织安排等。市财政局局长向分管市长汇报则要体现总体框架、工作思路、主要内容、基本原则、影响变化、计划安排、请示事项等框架性、原则性内容。市财政局局长在市政府常务会议上的汇报材料应该已征求方方面面意见，同时体现了市分管领导意见，无论从总体安排、事项意见、总体框架等都基本成型，主要提请市政府常务会议研究定调或决策拍板，明确哪些事项提请会议决策拍板，并可在市政府常务会议审议通过后付诸实施。如果分管市长到市委常委会上汇报则又为另一番样子，需要汇报清楚市政府层面对财政体制改革的总体考虑、决策经过、提请决策事项，更多属于程序性审议，只要市委常委会决策行，还是不行。同样主题材料，由于汇报人、汇报场合不同，需要理清思路，明确重点，把握揣摩，恰如其分，没有足够通透悟性很难写出好材料。让领导拿同一个材料应付不同汇报场合是不可饶恕的底线错误，是文秘人员失职失误的表现。第三，拥有清晰明朗的思路和流畅鲜活的表达能力。领导看材料最怕主题不明，条理紊乱，层次不清，平铺直叙，从头到尾乱糟糟不知道到底想说什么，也不知道重点在哪里。思路清晰在于熟悉工作， 熟悉工作才能具体深入，具体深入才能把握重点，才能使用有条理、有层次的框架和有根基、有重点的内容反映工作，体现领导智慧和工作意图。当然，这些都建立在平常研究工作、琢磨工作、熟悉工作基础上，否则文笔再好也写不出符合要求的好材料。七是为人处世忠诚可靠。做事先做人，做人先立德，立德先律己。秘书要对所服务领导尽心尽责，尊重领导、理解领导，不背着领导搞小动作，不在外做有损领导形象和利益的事情。秘书要做可靠的人，保持清醒头脑和坚定立场，坚持遵纪守法，坚持公平正义、原则底线，正派做人，老实做事，讲究方式方法、程序规则，帮助领导把握大是大非、底线红线，避免因为各种人为差错授人以柄，陷入被动局面。八是性格平和阳光开朗。阳光开朗的人富有亲和力，让人容易接近，更适合沟通对接与和谐共处，也利于化解工作压力、始终保持旺盛的精力和生动活泼的精神状态。秘书要做到不怕苦、苦不怕、怕不苦，苦中学、苦中乐、苦中进。任何领导都不愿身边服务者脸色阴沉、少言寡语、郁郁寡欢，整天虎着脸，好像全世界都欠他的钱。这种人一旦经受工作压力或面对难题，就会降低情绪温度，愁眉苦脸，甚至产生化解不开的疙瘩，眼睛老会盯着困难，看不到光明灿烂未来，缺少遇河搭桥、逢山开道的勇气，甚至还会影响领导工作情绪。特别是喜欢暴风骤雨、鞭辟入里深刻批评的领导遇到性格不阳光的秘书，两者之间配合很难默契。如果性格不阳光的话，笔者建议读者直接合起本书或将本书扔进纸篓，另觅宝典，以免误人子弟，那就罪莫大焉。