科学基金项目档案管理调查研究——以科技信息资源管理为视角

我们在对基金项目档案做文献调研时遇到几个困境：*，针对“基金项目档案”国内相关研究成果不多，仅有的成果大多为基金委和依托单位的工作实践总结。第二，项目档案作为科技档案具有鲜明的中国特色，国际上没有专门的“科技档案”、“项目档案”概念，与我国科技档案相近的概念是“科技报告”、“技术资料”。基金委调研团队在加拿大卫生研究院也亲历这样的困境，翻译无法准确的表达我们的调研对象“科学基金项目档案”。第三，上位概念“科技档案”在过去的20余年时间呈现弱化，取而代之为“企业档案”，创新型国家建设形势下“科技档案”、“科技计划项目档案”逐渐得到关注，但基本理论、相关概念还存在诸多争议，有待完善。为解决以上问题，我们的研究思路是围绕档案学科的基本概念和原则，融合信息资源管理的视角，以资源观，在档案诸多争鸣的概念中，选取大文件观以及电子文件管理视角下的档案概念，基本特点为有价值的文件，以此为基础，以档案学基本理论和管理学质量管理、过程管理、系统管理思想为工具，打通国内外在科技信息资源管理中由于诸多因素形成的基金项目档案管理与认知中的壁垒，在科技管理、资源管理的视角下，开展国内外调研分析，并提出意见建议。这符合基金项目档案国内外管理的实际，符合科技管理的实际要求，也符合我国科技政策发展的需要。 

本书以国家自然科学基金项目档案管理为研究对象，立足科技管理、科技信息资源管理视角，开展调查研究。采用文献调研、问卷调研、实地走访、专家访谈和案例分析等研究方法，从宏观、中观和微观，即法规政策环境与政策制定、档案管理、科技管理研究和科技项目档案管理实践三个层面进行了调研分析。首先，融合档案学基本理论，质量管理和过程管理等管理学思想，分析阐述科技计划项目档案、科学基金项目档案等基本概念和特点。其次，就国内外档案管理的法规制度环境、国家资助科技项目档案管理实践等进行调研分析，并对加拿大CIHR的项目档案管理开展典型案例研究。*后，对我国国家自然科学基金委和依托单位进行调研，借鉴国外相关经验，结合我国科技项目档案管理实际，提出改进意见。本书可为国家自然科学基金委和依托单位的科技项目档案管理提供决策参考，可供科技档案管理人员、科研人员阅读使用。

陈新红(1976-)，毕业于黑龙江大学信息管理学院，硕士。副研究馆员，牡丹江医学院图书馆副馆长，黑龙江省高校图工委学术评审组成员。主持并完成国家自然科学基金项目1项、主持并参与完成教育厅等厅局级项目10余项，主编专著1部，完成学术论文30余篇，获厅局级优秀科研成果奖若干项。
孙雅欣（1980-），毕业于黑龙江大学信息管理学院，硕士，副研究馆员。主持并参与、厅局级项目10余项，参编专著2部，完成学术论文20余篇。

第1章绪论…1

1.1研究背景…1

1.2科学基金项目档案概念研究…5

1.2.1科学基金项目档案…5

1.2.2科技计划项目档案与基金项目档案的关系…15

1.2.3科技信息资源管理视角…18

1.3科学基金项目档案相关理论与原则…19

1.3.1依据来源原则使之成为有机联系的整体…19

1.3.2文件价值理论驱动项目档案从形成者向档案保管机构

转移…21

1.3.3文件生命周期理论是指导文档全过程管理的基本理论…22

1.3.4文件连续体理论提供文件一体化管理思想…24

1.3.5档案研究中的“三位一体”知识结构体系…25

1.3.6质量管理、过程管理、系统管理等现代管理理论…26

1.4国内外研究现状…26

1.4.1国内研究现状…26

1.4.2国外研究现状…33

第2章国内外基金项目档案中关键信息资源…39

2.1科技报告与科技档案…39

2.1.1科技报告、科技档案的一般定义…39

2.1.2国内学者对科技报告与科技档案之间关系的主要观点…41

2.1.3科技报告与科技档案比较分析…42

2.2科技报告…47

2.2.1国内的科技报告…47

2.2.2美国的科技报告…50

2.2.3欧盟的科技报告…52

2.3科学数据…55

第3章国外基金资助项目档案管理调研…61

3.1美国…61

3.1.1法规政策…61

3.1.2基金资助机构的科技档案管理…67

3.2英国…72

3.2.1法规政策…73

3.2.2基金资助机构的科技档案管理…76

3.3澳大利亚…79

3.3.1法规政策…79

3.3.2基金资助机构的科技档案管理…81

3.4法国法规政策和基金资助机构的科技档案管理…82

3.5跨地区科技档案联合开发…86

3.5.1欧洲灰色文献系统…86

3.5.2经合组织…87

3.5.3世界数据中心…87

3.6典型案例：加拿大卫生研究院的档案管理…88

3.6.1联邦立法中信息管理的主要法规…89

3.6.2科技计划项目档案管理主要相关法规…89

3.6.3记录处置…95

3.6.4基金项目档案管理实践…96

3.7小结…100

3.6.3加拿大信息管理相关法规的译文…102

第4章国内基金项目档案管理的制度环境调研…121

4.1档案法规体系及主要法规…121

4.1.1档案法规体系…121

4.1.2科技计划项目档案法规体系及主要规章…123

4.1.3科技计划项目管理机构项目档案管理规章…133

4.1.4广义科技计划项目档案法规体系…137

4.1.5小结…138

4.2档案标准体系及主要标准…142

4.2.1国内档案标准体系…142

4.2.2国内档案标准分析…143

4.2.3科技计划项目档案主要标准…151

4.2.4小结…153

第5章国内科学基金项目档案管理调研…159

5.1文献分析…159

5.1.1文献计量分析…159

5.1.2基于内容分析的项目档案管理问题研究…161

5.2依托单位问卷调研…167

5.3依托单位实地调研及专家访谈…173

5.3.1立卷…174

5.3.2归档组卷情况…175

5.3.3成套性和完整性…176

5.3.4数字档案管理工作…177

5.3.5利用…178

5.3.6档案意识…178

5.4典型案例…179

5.4.1中南大学科研项目档案管理…179

5.4.2中科院高能物理所…182

5.5共享利用…185

5.6小结…186

第6章基金委科学基金项目档案管理调研…189

6.1科学基金项目档案管理综合分析…190

6.1.1基金项目档案管理宏观背景分析…190

6.1.2基金委目标与战略定位…192

6.1.3基金委法规制度体系…193

6.1.4基金委业务流程体系…195

6.1.5基金项目档案管理系统组织架构…197

6.2基金委内部项目档案管理分析…200

6.2.1国家自然科学基金项目文件范畴…200

6.2.2科学基金项目管理及文件流转序列分析…201

6.2.3有待研究探讨的问题…204

6.3依托单位基金项目档案管理分析…206

6.3.1科学基金项目档案归档范围…206

6.3.2科学基金项目档案管理流程分析…207

第7章科学基金项目档案管理建议…209

7.1科学基金项目档案管理顶层设计…210

7.2完善基金委及依托档案基金项目档案制度…211

7.3建立责权明晰的协同联动机制…214

7.3.1组织架构与人员组成…215

7.3.2捋顺权责关系，协同联动…216

7.4基金项目档案管理模式…218

7.5加强归档材料的完整性和准确性管理…220

7.6强化资源观，注重开发利用…221

7.7重视电子档案管理，布局单套制…223

7.8实现基金项目档案文档一体化管理…225

7.9强化档案管理信息化建设水平…227

结语…230

参考文献…232

 

 

2015年，科技部、财政部按照深化科技体制改革、财税体制改革的总体要求和《中共中央国务院关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》（中发〔2012〕6号）、《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号）的精神，在充分征求各有关部门（单位）和专家意见的基础上，联合制定了《关于深化中央财政科技计划（专项、基金等）管理改革的方案》（以下简称《方案》），对中央财政科技计划（专项、基金等）（以下简称科技计划）管理改革做出全面部署。《方案》将中央各部门管理的科技计划整合形成五类科技计划：国家自然科学基金、国家科技重大专项、国家重点研发计划、技术创新引导专项（基金）、基地和人才专项。重构后的科技计划有明确的分工，其中国家自然科学基金加强基础研究和科学前沿探索，支持人才和团队建设，这在一定程度上解决科技计划在体系布局、管理体制等方面突出表现的科技计划碎片化的问题，增强了我国源头创新能力。

科技计划是国家引领和指导科技创新的重要载体，体现了国家意志、政策取向、战略布局和发展重点，对全社会的科研活动具有风向标和指挥棒的作用，科技计划项目是政府在科技创新领域发挥引领和指导作用的重要载体。

党的十九大报告明确提出，科技实力要在建设社会主义强国时进入世界前列，要求瞄准世界科技前沿，强化基础研究，实现前瞻性基础研究、引领性原创成果重大突破，为我国基础研究在新时代取得新发展指明了方向。

科学基金是我国基础研究主渠道，是我国科技经济社会协调发展的重要支撑。中国特色科学基金制实施31年来，已建立了一套完备、普惠、高效、优化、诚信的制度。国家自然科学基金委员会杨卫主任在《国家自然科学基金“十三五”规划战略研究若干问题思考》中指出，我国基础研究现状“投入大、科技论文总量居世界第二、重大原创成果呈‘星星之火’，蓄积‘燎原之势’”，并提出“如何全面提升专业化管理水平”的思考，明确指出“建设卓越科学资助机构”等科学基金目标。科学基金面临着总体数量庞大、重大成果激增的现状和趋势，科学基金项目在立项、实施和结题验收过程中产生大量的科学基金项目档案（以下简称基金项目档案），基金项目档案管理规范化、标准化、信息化，有效服务科研，服务社会发展，是科学基金“卓越管理”的根本要求，也是科技发展与国家科技创新的根本需求。

本书是国家自然科学基金应急管理项目“国家自然科学基金项目档案管理与发展策略研究”成果之一，项目编号：J1524001。课题组按照项目要求和研究设计开展了广泛的文献调研、问卷调研和实地调研。宏观上，调研分析了国内外在基金项目档案管理中的基本理论原则、政策法规环境和管理实践，充分认识到我国科技档案、科技档案管理体系的中国特色，各国档案管理模式的差异以及我国科技创新新形势下科技管理对科技档案工作的新要求和新的发展契机。落实到实际的研究与工作实践中，我们通过文献、网站等梳理了国内外已有的研究成果，并面向自然科学基金委各片区片长依托单位发放调查问卷，回收 178份，其中有效问卷159份，通过问卷掌握了解依托单位基金项目档案管理制度、管理条件、管理效果等的基本情况。走访了北京大学、清华大学、中国人民大学、中科院文献信息保障中心、中科研苏州医工所、中科院高能物理所、湖南大学、中南大学、黑龙江大学、中南大学、苏州大学、牡丹江医学院等高校和科研院所30余家，开展专题调研和专家访谈，咨询了自然科学基金委文档处有关专家和科学部部分处室的专家，了解了基金委内部基金项目档案管理实践。通过以上调研，在对基金委提交的调研报告基础上反复修改，形成本书稿。

为解决国内外在基金项目信息资源管理模式与理念的不同，解决在国外没有“科技档案”及其下位概念（项目档案、基金项目档案）的问题，我们尝试基于共同的信息资源管理视角，把对基金项目档案的管理置于科技管理的大的体系和需求之下。首先，符合项目初被提出的初衷——为基金项目管理服务；其次，符合创新型社会体系之下，科技管理对基金项目档案管理的要求；后，符合基金项目档案作为科技档案鲜明的信息资源属性。

本书内容共7章，力图从科技信息资源管理的视角来分析和研究基金项目档案管理与实践。第1章分析并解释了科技信息资源管理视角下的主要概念、理论基础和研究现状。第2章对国外基金项目信息资源管理重点关注，我国基金项目档案中涵盖的重要信息资源——科技报告和科学数据进行了对比研究。第3章开展国外基金资助项目档案管理调研，重点关注法规政策和基金资助机构的科技档案管理两个方面，同时以典型案例的方式在基金委人员实地调研加拿大卫生研究院获取的资料基础上，重点研究了加拿大卫生研究院的管理实践。第4章、第5章、第6章对国内的基金项目档案管理展开了调研。第4章法规政策制度环境。第5章基于文献计量分析和内容分析的基金项目档案管理文献调研，梳理了存在的主要问题，进一步采用问卷调研、实地调研和案例分析对依托单位基金项目档案管理开展研究并梳理主要问题。第6章对基金委的基金项目档案管理进行调研并梳理相关问题。第7章在调研与分析的基础上，提出建议和意见。

本书由陈新红、孙雅欣撰写，具体分工如下：

第1章、第2章、第4章：孙雅欣（牡丹江医学院），共计11.75万字；

第3章、第5章、第6章、第7章：陈新红（牡丹江医学院），共计11.85万字。

在本书的编写过程中，参考了大量国内外相关专著和论文，谨向有关学者表示诚挚的谢意。在这里诚挚感谢扬州大学傅荣贤教授给予本书细致耐心的指导，感谢调研过程中基金委员会、各高校以及科研院所的各位老师给予的帮助和支持，感谢苏州大学毕建新教授对本书的贡献。由于研究对象本身的复杂性，以及编写人员在认知方面的局限，本书还存在诸多不足，恳请各位读者提出宝贵意见。