十天搞定外贸函电（白金版）

白金版强势来袭，树立外贸函电写作新坐标

冰式函电思维，外贸人摆脱写作困境的枕边书

 

第一天 前期联络 Pre-business Contact  1

 

1．邀请客户见面 Requesting Business Appointment 

2．讨论时间地点 Scheduling Visiting Itinerary

3．取消本次会面 Cancelling The Meeting

4．见面后的跟进 Follow-up After Meeting  

5．展会后的联络 Contacting After Fairs

6．开发潜在客户 Developing Potential Customers  

7．介绍自己的优势 Introducing Our Advantages 

8．突出专业素养 Highlighting Specialties 

 

第二天 商务往来 Running Business  

 

Part 1 询盘处理 Dealing With Inquiries

9．回复新客户的询盘 Counteroffer To New Inquiries   

10．回复有针对性的询盘 Counteroffer To Specific Inquiries  

11．回复语焉不详的询盘 Counteroffer To Non-specific
Inquiries 

12．跟进老客户的询价 Inquiry Follow-up For Current
Customer

13．给客户推荐新产品 Recommending New Product

14．回答客户的各种问题 Replying Multiple Questions  

 

Part 2 报价处理 Offer Methods  

15．快速准确的报价 Prompt & Accurate Quotation  

16．详细专业的报价 Detailed & Professional Quotation

17．应对客户的砍价 Discussion On Pricing Bargain

18．多轮价格谈判 Price Negotiating

19．最终确定价格 Final Price Confirmation

 

Part 3 细节处理  Detailed Issues Follow-up   

20．给客户准备样品 Preparing Samples For Customers  

21．向客户询问到付账号 Requesting The Courier Account  

22．请客户支付样品费 Requesting Sampling Charge 

23．询问样品是否满意 Asking For Sample Evaluation   

24．讨论包装问题 Packaging Issues Discussion 

25．讨论颜色问题 Colors Discussion

26．确认设计稿 Artwork Confirmation   

27．了解客户的其他需求 Acknowledging Other Requests 

 

第三天 订单操作 Orders Follow-up  

 

Part 1 订单确认 Order Confirmation

28．收到客户订单 Receiving PO  

29．付款方式谈判 Payment Terms Discussion

30．付款细节交涉 Negotiating Payment Issues  

31．最终订单确认 Confirmation For Final PO   

32．给客户形式发票 Sending Out PI 

 

Part 2 产前准备 Pre-production Preparation   

33．准备产前样 Preparing Pre-production Samples 

34．下单给供应商 Placing Order To Supplier   

35．紧急修改包装 Packaging Re-confirmation   

36．重新制作订单 Receiving Revised PO 

37．重新制作形式发票 Making Revised PI

38．重新准备样品 Re-arranging Samples 

 

Part 3 生产装运 Production & Delivery 

39．告知客户生产情况 Advising Production Status 

40．申请第三方验厂 Applying 3rd Party For Factory Audit

41．申请第三方验货 Applying 3rd Party For Inspection

42．验货未通过 Failed In Inspection   

43．整改后申请重验 Applying Re-inspection

44．讨论装运细节 Shipping Issues Confirmation

45．告知客户出运计划 Keeping Client Informed Of ETD &
ETA  

 

第四天 收款问题 Payment Terms  

 

46．提交单据并向客户催款 Documents Submission & Payment
Push  

47．收到客户付款通知 Receiving Payment Advice

48．请客户提供银行水单 Asking Bank Receipt   

49．发现付款错误跟客户重新讨论 Re-discussion For Payment Error

50．告知客户款项收到 Payment Receiving Notification 

51．请客户修改信用证 Proposing L/C Amendment 

52．请客户接受信用证不符点 Proposing Acceptance To L/C
Discrepancy

53．讨论新订单付款方式 Payment Term Negotiation 

 

第五天 处理投诉 Claim Settling 

 

54．对于品质的投诉 Quality Complaints 

55．对于交货期的投诉 Delivery Time Complaints

56．对于服务的投诉 Service Complaints 

57．道歉并提出解决方案 Apology & Solutions   

58．客户提出索赔 Compensation Claim   

59．商量赔款金额 Compensation Negotiation

60．申请分批赔付 Application For Compensation
Installment  

61．申请延期赔付 Application For Deferred Compensation 

62．拒绝客户赔款要求 Compensation Refusal

63．讨论其他方式代替赔款 Compensation Alternatives  

 

第六天 售后跟进 After-sale Service

 

64．询问产品销售情况 Inquiring Sales Condition  

65．了解最新市场动向 Realizing Up-to-date Market Trend 

66．讨论同类产品 Similar Products Discussion 

67．针对缺陷提供改进方案 Solutions To Defectives

68．对于降低成本的建议 Cost Reduction Advice 

69．给客户专业的意见 Professional Advice 

70．推荐其他同系列的产品 Other Series Recommendation

71．给客户最新产品信息 Latest Products Information  

72．告知售后服务电话 After-sale Service Hotline 

 

第七天 其他日常工作 Other Daily Working  

 

73．出差的自动回复 Auto-reply For Business Trip 

74．通知客户展会安排 Fair Arrangement Inform 

75．通知客户新网站完成 New Website Inform

76．公司地址变更通知 Updated Company Address Inform 

77．邮箱地址变更通知 Email Change Inform 

78．病假的自动回复 Auto-reply For Sick Leave 

79．宣布公司的新规定 Announcing New Office Regulations 

80．职务调动通知 Transfer Notification

81．内部工作调整通知 Internal Work Adjustment
Notification 

82．休假通知 Annual Leave Announcement

83．离职通知 Resignation Announcement 

84．退休通知 Retirement Announcement  

 

第八天 私人往来 Personal Affairs  

 

85．结婚通知 Marriage Announcement

86．请同事们聚餐 Inviting Co-workers To Dinner Party

87．产子通知 Announcing The Birth Of A Child 

88．邀请客户聚餐 Inviting Customer For Lunch 

89．跟客户讨论私人问题 Private Conversation With Customer  

90．请客户帮忙 Seeking For Helping Hand  

 

第九天 特别问候 Special Greetings 

 

91．圣诞问候 X’mas Greetings  

92．新年问候 New Year Greetings

93．春节问候 Chinese New Year Greetings  

94．感恩节问候 Thanksgiving Day Greetings

95．万圣节问候 Halloween Greetings

96．长假问候 Holiday Greetings 

97．祝贺新婚 Marriage Celebrating 

98．祝贺升职 Promotion Celebrating

99．敬祝早日康复 Get-well Messages

100．寄送小礼物 Sending Out A Tiny Gift  

 

第十天 细节问题 Issues In Detail  

 

101．附件的问题 Attachment Issue  

102．图片的问题 Photo Issue

103．邮件长短的问题 Content & Space Issue

104．签名的问题 Signature Issue

105．邮箱地址的问题 Email Address Issue  

106．格式、行文、空格、空行和标点 Format, Writing Manner, Blank
Space, Blank Line & Punctuation  

 

再版后记  

十、文摘

再版序

七年

 

敲下键盘的时候，已经是二○一八年的三月，离我最初写作这本书的时间，已经接近七年。七年间，很多事情会发生，很多东西会变化，很多行业会出现，很多产品会消失。这就是自然规律，就是我们中国人所说的“物是人非”，也就是英文的“Things are still there， but the people has
changed”。

让我高兴的是，这本书居然可以热卖那么多年，受到一批又一批读者的喜爱，这是对我用心创作的最大鼓励，也是对我工作和思维方式的肯定。

 

一、七年之变

 

这七年来，外贸环境在变化，沟通方式在变化，国际主流的邮件写法和思维架构也在变化。过去的商务用词，如今在Plain English（简易英语）大行其道的环境下，也随之发生了不少变革。现在美国人的邮件写法，跟七年前也有了不小的变化。这些东西，是潜移默化的，是很难通过闭门造车，凭空想出来的，一定要走出去，多看、多交流、多学习、多摸索，总结出一套自己的东西。

这七年来，我从中国到美国，到澳大利亚、新西兰，游历了二十多个国家和地区，亲身经历和见证了商业模式的巨变，很多落后的思维方式、沟通习惯应当扫进废纸堆了。因为时代在变，你的同行在变，你若是依然沉湎过去，用七年前的招数来应对如今的商业环境，恐怕会一败涂地。

 

二、“电子邮件”

 

外贸函电这个领域七年间经历巨变，如今“信函”在外贸交流中的比重可以忽略不计，“电子邮件”（简称电邮）成为外贸工作交流的主流媒介。移动端技术的突飞猛进，也应运而生了一大堆移动办公的软件和交流工具，成为主流邮件外的辅助。

我们可以设想一下，如果你坚持传统，坚信经典的力量，在如今的时代还是通过书信的方式，运用二十多年前的外贸手法和思维方式去开发客户，还可能成功吗？别笑，这就是很现实的问题，邮件也是一样，如果你的同行都顺应时代，在这个信息高度扁平化的商业世界里占据一席之地，你能不去改变，不与时俱进吗？

所以，再好的内容，再好的技巧，再好的模式，再好的思维，要想在岁月长河中留存下来，就只能去拥抱变化，去主动改变。你被同行超越，往往不是别人够强，而是你停留在原地，而别人在进步。老业务员感觉到新人的竞争压力，就是这个道理，你十年前的经验，用了十年无变化，而别人或许一上来就用最新的武器，所以攻守之势异也，前浪可能被后浪拍在沙滩上。

 

三、重新审视我的作品

 

《十天搞定外贸函电》的第一版，写作的时间是七年前，反映的是七年前的我，书中的思维、遣词、用句，都是七年前的手法。这七年来，这个世界在变化，商业环境在变化，我也在变化，按照如今的眼光去回看，很多内容还是略显稚嫩了。

 

四、我到底都改了什么

 

相比第一版，我修改了大约50%的内容，包括重新梳理体例，增加了Outline（提纲挈领）模块；重新编写或更新部分邮件，让电邮内容和写作手法更加与时俱进；优化More Expressions（触类旁通）中的部分句型，使其更加贴近外贸人的实际工作。此外，我还对全书进行了勘误。

七年后，我重新审阅、修订这本书，希望给大家呈现一个七年后的我，一个思维更缜密，邮件写作手法更老到的我，希望大家在学习的过程中，能感受到不一样的气场。此外，我还希望，在接下来的七年里，这本白金版的《十天搞定外贸函电》，能继续引领外贸邮件潮流，继续占据这个专业领域的畅销书榜。

我有充分信心，你呢？

 

毅冰

2018年3月15日于新西兰皇后镇

本书基于作者多年的外贸实务操作与研究而写，是作者从事一线外贸工作经验的总结。内容全面，涵盖了外贸沟通流程的不同环节。语言贴切而简洁，且有一定的时代感，适合外经贸从业者和相关专业学生使用，也可供外贸专业教学研究者参考。

西安交通大学外国语学院研究生英语教学中心主任  副教授   刘新法

 

我是毅冰的铁杆粉丝，这本函电写得超级地道，纯美式风格，跟传统教科书差别巨大，耳目一新。除了实用还是实用，买两本，一本放公司，一本放家里，随时翻阅。

东东网热心读者

 

这本函电书，可谓是邮件文案的“百科全书”，毅冰总结的所有技巧，拿来就能用，至少帮你节省两年摸索时间，让任何人都能快速成单。

颜sir，米课外贸营销专家

 

作为一名贸促工作者，服务经贸企业“走出去”是我的重要职责。企业人士的选择体现商品价值。《十天搞定外贸函电》以专业实用、深入浅出的特点，畅销全国。白金版与时俱进，更加符合当今商场实际和思维。新老外贸朋友不容错过。
                              中国贸促会（中国国际商会）培训中心 裴玥