应用文写作教程（第4版）

应用文写作教程（第4版）》包含公务文书写作、事务文书写作、财经文书写作、法规文书写作、礼仪文书写作、传播文书写作、科技文书写作、申论写作、电子文件写作、文书处理以及《党政机关公文处理工作条例》《国务院公文主题词汇表》等，涵盖了应用文写作的所有体例。 

《应用文写作教程（第4版）》在介绍各种文体写作知识的同时辅以实例和评析，目的是供学生写作时借鉴和参考。每一章开头都设有“学习要求”，让学生明确各章中应了解和掌握的知识要点；章后均设有“思考与练习”，旨在使学生通过思考与练习，巩固所学的知识要点，以期活学活用。
《应用文写作教程（第4版）》共分为11章，主要内容包括绪论、公务文书写作、事务文书写作、财经文书写作、法规文书写作、礼仪文书写作、传播文书写作、科技文书写作、申论写作、电子文件写作、文书处理等。
《应用文写作教程（第4版）》适合普通高等专科院校、高等职业院校、成人高校、民办高校及本科院校的二级职业学校和五年制大专各专业学生使用。同时，也可作为文科“专升本”、自学考试和公务员招聘考试的参考书，更是机关、厂矿、企事业单位文秘工作人员的必备用书。

目    录
 
第一章  绪论    1
第一节  应用文概述    1
一、应用文的产生及发展    1
二、应用文的性质和种类    3
三、学习应用文写作的意义    4
四、学习应用文写作的方法    5
第二节  应用文的构成要素及其写作
要求    5
一、应用文的观点、材料和结构    5
二、应用文的表达方式    6
三、应用文的语言特点及修改    9
思考与练习    12
第二章  公务文书写作    13
第一节  概述    13
一、公务文书的概念    13
二、行政公文的性质    13
三、行政公文的作用    14
四、行政公文的分类    15
五、行政公文的格式    15
第二节  命令(令)、议案、意见    24
一、命令(令)    24
二、议案    26
三、意见    29
第三节  决定和决议    32
一、决定    32
二、决议    34
第四节  请示与批复    37
一、请示    37
二、批复    39
第五节  公告、通告、公报    40
一、公告    40
二、通告    41
三、公报    42
第六节  报告、通报、通知    44
一、报告    44
二、通报    47
三、通知    48
第七节  公函、会议纪要    50
一、公函    50
二、会议纪要    53
思考与练习    55
第三章  事务文书写作    56
第一节  概述    56
一、事务文书的概念和特点    56
二、事务文书的分类    56
三、事务文书的写作要求    57
第二节  书信类文书    58
一、一般书信    58
二、表扬信、感谢信、慰问信    61
三、推荐信与求职信    64
四、咨询信与举报信    68
五、倡议书与建议书    70
六、申请书与检讨书    74
第三节  日常事务文书    76
一、计划与规划    76
二、总结    80
三、读书笔记    83
四、条据与证书    85
五、电报、电话记录、大事记    90
第四节  发言报告类文书    97
一、述职报告    97
二、评估报告与调查报告    99
三、讲话稿    106
四、演讲稿    108
思考与练习    112
第四章  财经文书写作    113
第一节  概述    113
一、财经文书的概念    113
二、财经文书的分类    113
三、财经文书的特点    113
四、财经文书的写作要求    114
第二节  意向书、协议书、合同    114
一、意向书    114
二、协议书    115
三、合同    118
第三节  市场调查与预测报告    123
一、市场调查报告    123
二、市场预测报告    127
第四节  经济活动分析报告、可行性
研究报告、审计报告    133
一、经济活动分析报告    133
二、可行性研究报告    138
三、审计报告    143
第五节  说明书、招标书、投标书    146
一、说明书    146
二、招标书    150
三、投标书    153
第六节  经济情报    156
一、经济情报的概念及作用    156
二、经济情报的种类及特点    157
三、经济情报的写法    158
第七节  预算、决算报告、经济决策
报告    160
一、预算、决算报告的概念、作用
及特点    160
二、预算、决算报告的种类    162
三、预算报告的内容和结构    162
四、决算报告的内容和结构    166
五、预算、决算报告的写作要求    171
六、经济决策报告    172
思考与练习    178
第五章  法规文书写作    179
第一节  概述    179
一、规章制度的概念及种类    179
二、规章制度的特点    179
三、司法文书的概念及种类    179
四、司法文书的特点    180
五、司法文书的作用    180
第二节  规章制度    181
一、各种规章制度的定义    181
二、规章制度的结构形式    181
三、规章制度的写作要求    181
第三节  起诉状、答辩状    184
一、起诉状    184
二、答辩状    191
第四节  公证书、授权委托书    194
一、公证书    194
二、授权委托书    197
第五节  仲裁调解书    200
一、仲裁调解书的概念    200
二、仲裁调解书与其他仲裁文书的
区别    200
三、仲裁调解书的格式、内容及写作
方法    200
四、仲裁调解书写作的注意事项    201
第六节  仲裁裁决书    202
一、仲裁裁决书的概念    202
二、仲裁裁决书的格式、内容及写作
方法    202
三、仲裁裁决书的写作注意事项    202
思考与练习    203
第六章  礼仪文书写作    204
第一节  概述    204
一、礼仪文书的概念及种类    204
二、礼仪文书的结构形式    204
第二节  欢迎词、欢送词、答谢词    205
一、欢迎词    205
二、欢送词    207
三、答谢词    208
第三节  祝词、贺词、贺电、闭幕词、
祝酒词    210
一、祝词、贺词    210
二、贺电、闭幕词    213
三、祝酒词    216
第四节  讣告、唁电、悼词    217
一、讣告    217
二、唁电    220
三、悼词    222
第五节  碑文、题词、对联    225
一、碑文    225
二、题词    228
三、对联    233
第六节  请柬、聘书    237
一、请柬    237
二、聘书    239
思考与练习    241
第七章  传播文书写作    242
第一节  概述    242
一、传播文书的性质和作用    242
二、传播文书的分类    242
三、传播文书的写作    242
第二节  新闻、通讯    243
一、新闻    243
二、通讯    246
第三节  广播稿、新闻评论    247
一、广播稿    247
二、新闻评论    248
第四节  解说词、导游词    251
一、解说词    251
二、导游词    252
第五节  简报、快报    253
一、简报    253
二、快报    254
第六节  启事、海报、广告    255
一、启事    255
二、海报    256
三、广告    257
思考与练习    259
第八章  科技文书写作    260
第一节  概述    260
一、科技文书的概念及性质特点    260
二、科技文书的分类和作用    261
三、科技文书的写作要求    262
第二节  学术论文的写作    262
一、学术论文的概念和特点    262
二、学术论文的写法    263
第三节  毕业论文的写作及答辩    265
一、毕业论文的概念和特点    265
二、毕业论文撰写的步骤    265
三、毕业论文的答辩    266
第四节  毕业设计报告    268
一、毕业设计报告的概念和要求    268
二、毕业设计报告的写法    268
思考与练习    269
第九章  申论写作    270
第一节  申论概述    270
一、申论的概念    270
二、申论测试的特点    270
三、申论试题的结构    271
第二节  申论应试能力    272
一、阅读理解能力    272
二、分析概括能力    273
三、提出问题、解决问题的能力    273
四、表达论述能力    274
第三节  申论应试方法与技巧    274
一、审读材料要全面细致    274
二、概括要点要抓住中心    275
三、提出的方案要切实可行    275
四、进行论证要无懈可击    276
思考与练习    277
第十章  电子文件写作    278
一、概述    278
二、电子文件的分类及特点    278
三、电子函件    279
四、电子公告栏    281
思考与练习    282
第十一章  文书处理    283
第一节  概述    283
第二节  登记、收发    284
一、登记    284
二、收发    284
第三节  分发、传阅    287
一、分发    287
二、传阅    288
第四节  拟办、批办    289
一、拟办    289
二、批办    290
第五节  承办、催办、查办    291
一、承办    291
二、催办    291
三、查办    292
第六节  核稿、签发    293
一、核稿    293
二、签发    294
第七节  缮印、校对、用印    294
一、缮印    294
二、校对    295
三、用印    295
第八节  注办    296
第九节  信访文书的处理    296
一、信访文书的概念和性质    296
二、信访文书的处理    297
第十节  电子文件的处理    300
一、电子文件的整理    300
二、电子文件的排列与编号    300
第十一节  文书的立卷与归档    301
一、文书的立卷    301
二、文书的归档    303
思考与练习    309
参考文献    310
 

前    言
应用文是一门实践性很强的课程，和人们的日常生活联系非常密切。从进入大学校园前接到的入学通知书，大学校长在欢迎新生大会上做的演讲、大学生活中参与学生会竞选的演讲稿、平时的请假条、学生会发起的倡议书、学校张贴的表扬信，以及大学毕业后，找工作而写的求职信、推荐信和经常接触到的行政公文；还有接触到的财经文书、法规文书、科技文书等，都是应用文。
以上的种种情况充分说明，应用文与人们的生产、生活密切相关。如何学好应用文，让应用文成为生活、学习的帮手，成为摆在大学生面前的一个现实问题。在实际运用中，应用文既要能简洁明了地概述其基本的写作格式，还要能通过简练的语言来对应用文体进行透彻的讲解；选文既要突出实用性，还要有时代活力，让人能深深感受到应用文写作与生活紧密衔接。为了从根本上解决这一难题，在进行充分调研的基础上，我们编委会成员在刘金同教授的精心指导下，对畅销全国的《应用文写作教程(第3版)》进行了全面的修订，推出本书(《应用文写作教程(第4版)》)。本书的全体参编教师，都是长期讲授应用文的一线教师，对学生在应用文学习中出现的一些实际问题有清晰的认识，对于如何让学生又好又快地掌握应用文写作，有其独到的见解，这些见解在书中有很好的体现。
此外，在本书修订的过程中，还征求了应用文写作教学领域的一些专家、学者的意见，使本书上升到了更高的理论层次，充分体现了学术性。自2006年第一版发行以来，便受到了全国各高等院校师生的热烈欢迎；可以这样期待，本书将是集实用性与学术性为一体的应用文写作领域的佳作。
为了更好地适应当前高校应用文教学的需要，本书作为“高等学校应用型特色规划教材”，是在充分吸收借鉴《应用文写作教程(第3版)》的基础上，根据2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的最新《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)进行了全方位的修订，具体来讲有以下几个方面：
(1)    扩大了应用文写作体例范围。
本书包含公务文书写作、事务文书写作、财经文书写作、法规文书写作、礼仪文书写作、传播文书写作、科技文书写作、申论写作、电子文件写作、文书处理以及《党政机关公文处理工作条例》《国务院公文主题词汇表》等，涵盖了应用文写作的所有体例，不仅包括常见的党政公文，还包含日常应用公文，适用于不同的工作领域。其中公务文书由原来的13种，增加到了15种。
(2)    选编例文具有时代性、权威性、思想性。
在本书“第二章 公务文书写作”中的“第二节 命令(令)、议案、意见”中的例文《中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令》，具有一定的时代性，让我们在学习“命令”这一行政文体时，能再次回忆起1999年澳门回归祖国时，那令人振奋的一刻，在例文的学习中激发师生的爱国热情。本次修订，除保留具有代表性的例文外，重点将过时的例文去掉，而换上了具有时代性、权威性和思想性的最新例文。
(3)    更加突出实用性。
在本书“第三章 事务文书写作”中的“第三节 日常事务文书”中的“计划、规划、总结、读书笔记、条据”等内容，与日常的工作、生活紧密联系，通过这一节的学习，能对日常事务文书的写作格式有清晰的认识，并通过实例，进行模仿练习，真正做到理论联系实际。
(4)    不断追求创新性。
根据时代的发展，我们不仅增加了“电子文书写作”，而且针对大学生报考公务员，还特意编入了“申论写作”，并附有最新参考样题及答案，做到了与时俱进。
此外，本书每一章的开头配有“学习要求”，在学习本章前对章节重点内容有全面的认识；例文之后有“评析”，帮助学生理解；每章结尾配有“思考与练习”，以巩固所学知识，提高学习效果。
本书适合全国高等院校各专业学生使用，同时也可作为自学考试和公务员招聘考试的参考书，更是党政机关、厂矿、企事业单位文秘工作人员的得力助手。
本书编写分工如下：潍坊科技学院刘金同教授任主编，负责全书的体例设计及统稿；山东省昌乐宝石中等专业学校教师刘晓晨(硕士)、王天鹏(硕士)，中国人民大学附属中学教师刘学斌(硕士)，北京航空精密机械研究所研究员王冰倩(硕士)任副主编，负责对全书的修订工作。其他参编者：山东经贸职业学院范晓梅副教授、山东牧医职业学院孙月华副教授、山东科技职业学院宫淑芝教授、山东交通职业学院闫鸿武教授、潍坊职业学院戴维一教授、潍坊学院吴永昶教授、李毓副教授，潍坊科技学院的李玉萍以及山东省寿光市张建桥学校的李亚男老师，对本书的修订提出了宝贵的意见。本书由潍坊科技学院院长李昌武教授担任编委会主任；由潍坊科技学院党委副书记吴长军担任编委会副主任。
本书在编写过程中，参考了应用文写作方面的书籍，引用了部分政府部门制发的公文，还借鉴了互联网上的一些资料，在此，谨对其制作者表达诚挚的谢意！同时，对清华大学出版社的编辑们再次表示衷心的感谢！
虽然本书到现在已经进行了第三次修订，但作者水平有限，错讹之处在所难免，欢迎各位朋友批评指正！

编  者  
 

第一章  绪    论
学习要求
了解应用文写作的性质、种类以及在日常生活中的作用，了解应用文的历史沿革，掌握应用文的概念以及应用文的主旨材料、结构及表达方式。
第一节  应用文概述
一、应用文的产生及发展
应用文写作是社会发展的产物，源于实用的需要。《周易?系辞下》中记载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察，盖取诸《夬》。”这里的“书契”即公务文书。马克思主义唯物史观认为：文字起源于劳动，文字的诞生为文章的产生打下了基础。从史料来看，具有实用价值的应用文和具有审美价值的文学相比，应用文的诞生明显早于文学。从1898年起，考古工作者在河南安阳小屯殷墟遗址等地陆续出土了大量刻有文字的甲骨，到目前为止，已逾10万片。这就是在中国文化史上占据重要地位的“甲骨文”。“甲”指龟甲；“骨”是牛骨或鹿骨；“文”就是刻在龟甲或兽骨上的文字，又称甲骨刻辞。甲骨文是商代王室进行占卜时所做的简短记录，短的仅数字，长的也不过百余字，是我国最早出现的原始性的文章，也是最早的应用文。就已发现的这些甲骨文来说，其内容涉及世系、气候、食货、征伐、狩猎等各个方面，全面、真实地保存了殷商奴隶社会的痕迹，可以说甲骨文是埋在地下的殷代王室的档案。
周代盛行在青铜器上铸刻文字，称为“钟鼎文”。钟鼎文有的用来记载统治者的制度、法令，有的用来记载征战的胜利，有的用来记载统治者的文德武功，还有的用来记载贵族之间的商务活动，其中也有一些是用于物质交换的私人契约。这些文章都是应用文。
我国最早的文章总集《尚书》所收录的文章多数也是公文。《尚书》中的文章就是上古文献的汇编，分为六种体式：典、谟、训、诰、誓、命。其中，“典”用于记述上古的典章制度；“谟”是议政的策论；“训”是进行教诲开导的论说文；“诰”是进行训诫的文告；“誓”是军队出征前的誓词；“命”是君主的命令和诏书。这些文体，跟现代的命令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通报、报告等，都有一些近似之处。《尚书》中收录了虞、夏、商、周四个朝代的28篇文献，结构完整，条理清晰，层次明确。《论语?宪问》中记载，“子曰：为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之。”可见，一份文书的出台须经“草创”“讨论”“修饰”“润色”四个阶段。
到了秦代，应用文得到充分发展。秦始皇建立了第一个中央集权制的国家政权，为了达到长治久安的目的，他统一了文字和度量衡，实行车同轨、书同文的措施，为应用文的统一创造了条件。当时皇帝公布的文书，已有固定的名称和内涵。《史记?秦始皇本纪》中记载：“命为‘制’，令为‘诏’，天子自称‘朕’。”应用文的体式也有较明确的规定，以前的公文一律直书，不提行，不空格，君臣如一；到了秦代，行文中在提及尊号(如“皇帝”“始皇帝”等)时则要另起一行，顶格书写。为了提高公文的办事效率和可靠程度，还制定了现在仍在沿用的“抬头”“用印”等制度，这标志着公文在当时已经相当成熟。
汉代承袭了秦代的体制。汉代的公文体制主要有书、议、策、论、疏、诏、制、诰、敕、章、奏、表等。其中，皇帝对臣下使用的文体主要是诏、诰、策、敕，其中“诏”用于对下发布命令，“诰”专门用来封官赐爵；臣下对皇上则主要用章、奏、表、议等文体，已有了大致固定的下行文和上行文的区分。同时，在表达方式和结构上，也有了一些相对固定的格式，撰写制度更为完善。尤其值得一提的是，在当时的公文中还产生了一些流传于后世的名篇，如贾谊的《陈政事疏》《论积贮疏》，晁错的《论贵粟疏》，司马相如的《上书谏猎》等。
三国、两晋、南北朝历时三四百年，曹操父子对应用文的发展作出过重大的贡献。曹操的代表作有《让县自明本志令》《求贤令》《求逸才令》《慎行令》《修学令》和《请增封荀表》等。曹丕则不仅亲自撰写公文，还推出了有关公文写作的理论专著《典论? 论文》，他说文章是“经国之大业，不朽之盛事”，对应用文写作有了较深刻的认识和精辟论述。
唐宋时期，随着国家在政治、经济、文化上的发展，应用文在写作上也较前代更为成熟，中国古代公文走向成熟。这段时期的名篇不胜枚举，如魏征的《谏太宗十思疏》《十渐终疏》，骆宾王的《为徐敬业讨武曌檄》，柳宗元的《段太尉逸事状》，范仲淹的《签手诏条陈十事》，以及欧阳修的《朋党论》《与高司谏书》。在这个时期，中国文化史上出现了著名的“唐宋散文八大家”。“古文运动”在这一历史时期得到了发展。唐宋时期的应用文应用出现了一个高峰期，几乎每一类应用文都有传世之作，仅宋授、宋敏求父子编纂的《宋大诏令集》中就选录了3700多篇应用文。其后，辽、金、元、明、清代在应用文应用方面也不断演变。
辛亥革命后，社会有了巨大的变革，从而引起了公文的变革。这一时期是应用文的巨大变革期。
1912年，南京临时政府颁布了第一个公文成式条例，确立了新的公文体式，要求官吏相互称官职，民间相互称先生，并要求用白话文写公文，使用新式标点符号。但由于当时应用文的撰写者以及阅读对象大都仍受旧文化的影响，使得当时的公文不能与旧公文决裂，因此这一时期的公文仍然是文言文与白话文夹杂，标点符号也较少使用。
中国共产党成立后，很快有了自己的公文体式。第一批公文，就是中国共产党全国代表大会所产生的决议、纲领和宣言。1931年瞿秋白同志代表中央起草了《文件处理办法》；1942年陕甘宁边区政府发布了《新公文程式》，规定了公文种类、行文关系和有关制度，这些都推进了公文改革。
中华人民共和国成立后，为适应全国政权统一和国际交往的需要，中华人民共和国中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》，对公文的草拟、格式、处理程序等作了统一规定，为我国公文体裁的确立奠定了基础。此后政务院及后来的国务院又发布了一系列文件，使我国公文走上了规范化的道路。1981年2月27日，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》；1993年又对《国家行政机关公文处理办法》进行了修订，并于1994年1月1日起施行。2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》，于2001年1月1日起施行。2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，于2012年7月1日起施行。
二、应用文的性质和种类
(一)应用文的性质
应用文是党的机关和行政机关以及企事业单位、社会团体、人民群众，行使管理职能、办理具体事务的文书。它对国家的政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党政机关和行政机关制发的应用文，都必须用来贯彻和执行党和国家的有关政策，执行国家的法律和法令，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。因此，应用文是观点鲜明的文体，是严肃、郑重的文体，是有着充分权威的文体，要求作者必须要有严肃认真的态度。
(1)    突出实用性。实用性是实用写作的出发点和归宿，是这类写作的本质属性。应用文之所以不同于文学作品，并且在实用文本中独树一帜，就在于它的实用性。
(2)    恪守真实性。对文中使用的材料要严格把关，保证真实、可靠是应用文的又一特征。
(3)    强调针对性。针对性是指意图清楚，目的明确。一是受众对象明确。二是行文内容针对性强。
(4)    注重时效性。要使应用文在人们的社会实践中更好地发挥工具作用，不能不注重它时效性强的特点。
(5)    讲究规范性。体式的规范性是实用性在形式上的体现。
(6)    追求平实性。应用文的表达心态和接受心态都是求实用、重实效，因此行文内容须简明扼要，表达要清晰流畅，风格上要平易朴实。
(二)应用文的种类
我国的应用文发展历经3000多年的历史，种类繁多，分类复杂，目前常用的应用文就有近200种。要对这一庞大的系统进行分类，实非易事。到目前为止，应用文还没有权威的分类体系，标准不一，类别相殊。从总体上说，它可分为公务文书和私人文书两大类。我们依据应用文的功能，把应用文大致分为以下类别。
(1)    公务文书。公务文书主要是指2012年4月16日发布的《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)中所规定的15种公文：命令(令)、决定、决议、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
(2)    事务文书。事务文书包括计划、总结、调查报告、书信、记录、述职报告等。
(3)    财经文书。财经文书包括经济信息文书、经济合同文书、经济报告文书、《市场预测报告》等。
(4)    法规文书。法规文书包括规章制度、起诉状、答辩状、上诉状、申诉状、公证书、判决书等。
(5)    礼仪文书。礼仪文书包括邀约类文书、庆谢类文书、迎送类文书、悼唁类文书等。
(6)    传播文书。传播文书包括消息、通讯、特写、广告等。
(7)    科技文书。科技文书包括项目申请书、专利申请书、实验报告、科技论文、毕业论文、学术论文等。
三、学习应用文写作的意义
人类社会已进入21世纪，学习应用文写作是社会和时代发展的需要。随着知识经济时代的到来，高校中的各门课程都会重视对学生创造能力的培养，促进学生的个性发展。应用文写作是一门实践性很强的课程，应用文作为记录、传递、储存信息的手段和工具，只有写得准确规范、通畅简洁，才能够有效地发挥作用。
具体地说，学习应用文写作具有以下四个方面的作用。
一是联系交往作用。社会是一个复杂的共同体，群体与群体、群体与个体、个体与个体之间有着各种联系和交往，在现代社会这种联系和交往越来越密切、频繁，因此，应用文写作已成为实现人际交往的重要桥梁和途径。
二是宣传教育作用。学习应用文写作能够帮助人们认清形势，提高认识，统一思想，协调行动。
三是规范引导作用。用来制定政策、发布法规、指导工作的应用文，在特定范围内对机关、组织以及个人起着规范和指导的作用。
四是资料凭证作用。许多应用文，由于包含了重要的社会信息，在发挥现实效用后，仍具有为历史做证的史料价值。
应用文写作具有自身的特点、规律和方法。学习应用文写作，对于国家的文明与进步，乃至整个人类社会的文明与进步都具有重要意义。
四、学习应用文写作的方法
应用文写作是一项综合性的实践活动，其内容表达涉及多种知识、理论、政策、语言、思维。要不断提高应用文的写作技能，在日常生活中需注意采用以下方法。
1. 理论联系实际，以理论指导实践活动
应用文写作是一门实用性很强的学科，要注意打好以下几方面的基础：一是政治思想理论基础；二是文化知识基础；三是业务工作基础。要认真学习和掌握应用文写作理论，用它来指导自己的实践活动。要在理解基本理论、基本原则的同时，深入实际开展调查研究，收集第一手材料，结合实际情况进行写作活动。
2. 多写多练
将应用文知识转化为写作技能，主要依靠有目的、有计划的写作训练。鲁迅先生说过：“文章应该怎么做，我说不出来，因为自己的作文，是由于多看和多练习，此外别无心得和方法。”学习课程必须重视训练，不要怕麻烦，要多吃苦，多学习。写作训练，一要注意练习基本功；二要注意练习具体文种；三要多学习党和国家的方针和政策，培养运用理论分析和解决实际问题的能力。
3. 注重语言方面的修养
应用文的语言要做到平实、庄重、简洁、严谨，要讲求语法，注重逻辑的严密性，用语要准确，以一当十，文从字顺，符合体式规范。
第二节  应用文的构成要素及其写作要求
一、应用文的观点、材料和结构
观点和材料是文章的两个主要因素，观点和材料的统一是文章的基本要求。对应用文而言，所谓观点，就是指应用文所发表的主张、态度、看法和所表达的意愿等；所谓材料，就是那些用以说明观点的事实根据。
具体来讲，应用文对观点、材料和结构有以下要求。
(1)    观点既要集中明确，又要切合实际。应用文一般一事一写，即一篇文章所说明或处理的问题一般只有一个，而且提倡什么、反对什么、支持什么、该怎样做、不该怎样做等均要旗帜鲜明，不可模棱两可。当然，任何观点的提出又要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。应用文所表达的意思还要符合生活的实际情况，所提出的方法、要求也要切实可行，不可主观空谈，凭意气臆想。
(2)    所引事实或材料要确凿，要有说服力。观点是灵魂，所引事实是观点的根据，没有材料，观点便站不住。缺乏材料或材料失当，就不能很好地表明观点。因此，对材料选择的要求是十分严格的。证明某一观点，翔实的材料是必要的，但若只是一味地堆积材料，在应用文的写作中是不可取的。应用文要求以精练、恰当的材料来说明问题。
(3)    应用文的结构，主要是指它的行文格式。总的要求是：完整、连贯、严密。应用文的结构将在文书的具体写作中讲解。
二、应用文的表达方式
(一)表达方式的概念
表达方式就是作者将内容传达出来时所运用的方法和手段。由于社会生活本身是复杂的，因此，对社会生活的认知也需要有各种各样的认识方式和反映方式。这些认识方式和反映方式，在转换为语言进行传达的时候，就是表达方式。
如果反映的对象是事物的运动过程，就需要用叙述的方式。叙述就是对事件发展变化过程的叙说和交代。
如果反映的对象是事物栩栩如生的外貌和形态，就需要用描写的方式。描写是将事物的状貌、情态描绘出来，活生生地再现给读者的一种表达方式。
如果表达的对象是作者的思想观点、理性认识，就要采用议论的方式。议论是对某一事物或问题发表见解，表明自己的观点和态度的表达方式。
如果表达的对象是作者的情感，就要采用抒情的方式。抒情就是对内心情感的抒发。
如果表达的对象是某种知识，也就是对一个事物或事理的科学认知，就要采用说明的方式。说明是把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等解说清楚的表达方式。
(二)应用文常用的表达方式
对一般文章而言，表达方式是文章体裁的重要标志。叙述、描写用得多，就是记叙文；议论用得多，就是议论文；抒情用得多，就是抒情文；说明用得多，就是说明文。
对于应用文来说，所用的表达方式主要是叙述、议论和说明三种，但不能用通常的记叙文、议论文和说明文三大文体的标准去分类。在应用文内部，虽然表达方式有时可作为区分不同文体的参考因素，如决议中议论成分比较多；通报中叙事的成分较多；但在多数情况下，应用文对表达方式是综合运用的。在一篇应用文中，叙述、议论、说明三种表达方式常常是水乳交融，无法截然分开。
1. 议论
议论就是对某一事件或问题发表见解，表明观点和态度，并以充分的材料证明自己观点的正确性。这种表达方式在议论文中运用很多，在公文中也有大量运用。
议论的目的：一是表明观点，二是说服读者。对于一篇文章而言，议论可以使其鲜明、深刻，具有较强的哲理性和理论深度。
(1)    议论的要素。议论有三个要素：论点、论据和论证。在应用文中，这三个要素一般都要齐备。
①    论点。论点就是作者对所论事物或问题所持的观点、见解和态度。相对于材料(在议论中就是论据)而言，论点占据着主导地位，它是论据所证明的对象。
论点又有中心论点和分论点之分。中心论点就是议论性文章的主题，分论点则是各个层次的中心意思以及各个自然段的段旨句。中心论点和分论点之间是纲与目的关系。分论点是中心论点的从属论点、下位论点，各个分论点都是从不同角度证明中心论点的。
②    论据。论据就是用来证明论点的根据，也就是议论中所使用的材料。如果只有论点而没有论据，就是不完整的议论。离开了论据的证明和支持，论点无法成立，也说服不了读者。所以，论据是议论的基础。
论据有事实论据和理论论据之分。事实论据指人物、事件、统计数字等，理论论据则是指公理、公式、格言、成语、名人名言等。
③    论证。论证是用论据证明论点的方法和过程。简单地说，论证就是用论据有效地证明论点，或者说揭示论点与论据之间的逻辑联系。
在一个完整的议论过程中，论点是核心，它是论据和论证证明的对象；论据是基础，它解决用什么去证明的问题；论证则是论点和论据之间的桥梁，它实现了整个证明的过程。
(2)    论证的基本方法之一——立论。
立论是指作者对某一事物，首先表明自己的立场观点，然后再展开论证的方法。
①    例证法。例证法就是通过列举事实来证明论点的方法。由于人们最相信的就是眼前的事实，有“事实胜于雄辩”的说法，所以例证法是最容易被读者接受、最有说服力的一种论证方法，也是议论中采用最多的论证方法。
②    引证法。引证法是运用理论论据时所采用的一种论证方法。所引用的，大多是公认的真理、名言、警句，具有一定的权威性，因此也有很强的说服力。在议论性文章中引用马列主义经典语句和孔子、孟子、老子、庄子及西方哲人的名言，就属于引证法。
③    对比法。对比法就是把两个特征相反的事物或者一个事物截然不同的两个侧面加以比较和对照，目的是使那些彼此不同的性质和特点更加鲜明突出。在应用文写作中运用对比，便于肯定先进，否定落后，发扬成绩，纠正错误。
④    类比法。类比法和对比法都是比较法，但彼此的特点很不相同。类比法是将性质、特点相近的事物放在一起比较，从而达到准确认识事物的目的。在应用文写作中，对一些规模、条件彼此相似的单位、企业进行比较的方法，运用得比较普遍。
⑤    因果推论法。由原因推导结果，或者反过来由结果推导原因的论证方法，就是因果推论法。有些原因必然会导致某种结果，某些结果出现后，我们也不难推出其产生的原因。
(3)    论证的基本方法之二——驳论。
批驳一个错误观点的论证，叫驳论。以上所说的那些用于立论的方法，也都可以用于驳论。除此之外，驳论还有自己的一些方法。这跟议论三要素有密切的关系，分别叙述如下。
①    反驳论点。就是运用驳论的方法，直接证明所反驳的论点是错误的。在反驳论点时，采用较多的是例证、引证、因果推论等具体方法。
②    反驳论据。不直接反驳对方的论点，而是指出对方赖以产生论点的论据不可靠。论据不能成立，它所支持的论点自然不攻自破。
③    反驳论证。这种方法不直接反驳论点，而是寻找对方论证过程中的逻辑漏洞，从而指出对方的推理不能成立，如指出对方概念不清、偷换概念、自相矛盾等。对方的论证有问题，所得出的结论当然也是不可靠的，这样就达到了驳倒对方论点的目的。
2. 说明
说明是用简明扼要的文字，将客观事物或事理的形状、性质、特征、成因、关系、功用等属性解说清楚的表达方式。说明有对事物的说明和事理的说明两大类型。
(1)    但凡以某一个客观存在物为说明对象的，都是事物说明，如介绍某一产品，或者介绍某一组织的历史状况等。
(2)    但凡以抽象的概念或科学道理为说明对象的，都是事理说明，如解释什么是公文，通过宣传有关宇宙形成的原理来说明世界上没有神仙和灵魂等。
3. 叙述
叙述就是对人物的行动或事件的发展变化过程所做的叙说和交代。叙述是写作中运用得最为广泛的一种表达方式。在应用文中，叙述运用得也十分普遍，如决议中提供的事实论据，报告中对事件前因后果的汇报，通报中对先进事迹或错误事实的交代，调查报告和总结中对事件和现象的转达，都要使用叙述。
(1)    按照详略程度的不同，叙述可以分为概叙和细叙两种类型。
①    概叙。粗略简练、只介绍事件梗概的叙述叫概叙。它的特点是篇幅不长，语言简明，事实完整，但缺少细节。
②    细叙。细叙就是详细叙述，它所叙述的不只是事件的梗概，还有较多的细节。细叙的特点是详尽具体，篇幅较长。
(2)    按照叙述的时间次序的不同，叙述可以分为顺叙、倒叙、插叙和分叙四种类型。
①    顺叙。 顺叙就是完全按照事件发生的时间顺序叙述，先发生的先说，后发生的后说。这是叙述中最常见、最基本的叙述方式，也是最原始的叙述方式。顺叙的优点是线索清楚，层次分明，合乎人们认识事物的习惯，便于掌握也便于理解。公文中的叙述，只求事实清楚、完整，不求新鲜、生动，所以大部分叙述都是顺叙。
②    倒叙。倒叙并不是将时间顺序完全颠倒过来叙述，倒叙实质上只是顺叙的局部变异或调整。把事件的结局或事件发展的某一个阶段提到前面先行叙述，然后再按时间顺序叙述事件的全过程，这样的叙述就是倒叙。倒叙的优点是能突出结果，造成悬念，引人入胜。
③    插叙。插叙是在叙述时不依时间次序插入其他情节。复杂的事件往往是事件牵起事件，由此物引出彼物。
④    分叙。 对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，采用“花开两朵，各表一枝”的方法，分别进行叙述，这种叙述方式就是分叙。分叙在应用文中用得不多，但应当使用时不可不用。例如，表彰性通报在叙述不同单位在事件中的积极作用时，就有可能用到分叙。
三、应用文的语言特点及修改
(一)应用文的语言特点
1. 准确
(1)    认真辨析词义。西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异而各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。但这话用于公文写作，倒是比较确切的。
在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。例如，“优异”“优秀”“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度上的区别；“鼓舞”“鼓动”“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。
(2)    讲究语法和逻辑。公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。
首先，句子成分要完整。汉语中完整的句子可能有主语、谓语、宾语、定语、状语、补语六种句子成分，其中主语、谓语、宾语是主干成分，定语、状语、补语是辅助句子成分。对于每一个句子来说，主干成分是必不可少的，即使省略也有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给予很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给予评价？少了主语，违反了语法规则，意义也就不明白了。
其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。例如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”才算通顺。
最后，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。例如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。又如：“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，便会无所适从。
总之，“准确”是应用文语言的基本要求，所列的数字、事例、话语要准确。日常应用文所引用的内容，往往是做出判断、处理事情的依据，因此要反复核对，做到准确无误，引用话语时要写原话，不任意改动，必要时还要注明出处。除此之外，应用文还要准确地使用标点符号。
2. 简练
用语精确，以一当十。在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚、完整地表达出来；相反，有时说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。
3. 平实
应用文的文风要朴实自然，所讲的事情要符合实际情况，数字要准确无误，办法要切实可行。实事求是是应用文的起码要求，不能为了达到某种目的而夸大或缩小一些真实情况。一句话，写作应用文要做到文实相符、文如其事，来不得半点虚假。要做到实事求是，就必须深入生活，亲自调查，不闭门造车。同时还要熟悉本行业务，学习有关知识，避免由于“外行”而抓不住重点，说不到要害。
(二)应用文语言的修改
1. 应用文要做到语言准确
具体来讲，应用文要做到语言准确，就应在词语的选用、句子的使用、修辞格的使用以及行文的要求等方面多加注意。
(1)    词语的选用。说话、写文章都离不开词，词是构成句子、篇章最基本的语言单位，所以对词语的选择就显得十分重要。再加上汉语语言词汇相当丰富，表达同样的事情，可以选用不同的词语，因此，选择词语时要注意别错用词义。例如：“我们到该木器厂地下室检查时发现，里面陈列着很多套顾客退还的不合规格的组合柜、转角沙发、写字台、皮转椅。”这是一句多处有错的句子，错在有些词语的选用上。这里显然应当将“陈列”改为“摆着”“放着”或者“堆着”；“退还”应改为“退回”；“不合规格”可改为“质量不合格”；而“套”字对组合柜、转角沙发是合适的，用来修饰写字台、皮转椅显然不合适。除此之外，词语的选用还要考虑到不出现词类误用的现象，不出现词语感情色彩不配的现象以及产生歧义甚至生造词语等情况。例如：“经过反复讨论，五易其稿，我们终于制订出了一个规模庞大的计划。”中“庞大”要改为“宏大”，“听了××同学的先进事迹后，我们对他刻苦求学，身处逆境仍奋斗不息十分感动。”中“对……十分感动”应改为“被……的精神所感动”。
(2)    句子的使用。对应用文句子的使用要做到以下几点：少用长句，多用短句；少用整句，多用散句；少用感叹句、疑问句，多用陈述句。选择合适的句子形式可以使读者更好地理解文章的内容，如果长句太多，既易出现病句，也会给人们理解带来困难；而整句、感叹句、疑问句使用太多，则会使应用文失去其独有的平实、自然的文风，降低其作为应用文的存在价值。除此之外，造句时要避免出现病句，病句的出现不仅不能正确地表达所要说明的意思，反而会影响所要传递的信息。例如：“参加安全生产知识竞赛的只是该厂职工中的一部分工人。”(删去“职工中”三字，同“工人”重复了，“工人们克服了天气干燥、风沙较大、饮水缺乏等问题。”中“问题”改成“困难”，属于搭配不当现象。
(3)    修辞格的运用。应用文要少用修辞，若确实需要用的话，注意要用得恰当、合适，不可滥用。一般来讲，应用文中常用的修辞格有比喻、对比、引用、设问、反问等。应用文是实用性很强的文体，运用语言表达的意思必须确切，因此像“夸张”这种言过其实的修辞格是不能随便用的。“双关”的修辞方式也不适用于应用文。
(4)    行文的要求。应用文的写作目的是以传递信息为主，因此行文务必简洁。具体来讲，简洁主要体现在以下几个方面。
①    文字要简练，篇幅要短小精悍。应用文的写作要惜墨如金，要选用简洁的词语，要删去可有可无的段落，要实话实说，不穿靴戴帽。冗长的文章往往淹没了主题，同时也浪费了阅读时间，降低了办事效率。
②    去掉套话、空话、废话。文字是用来表情达意、传递信息的，如果为写作而写作就会废话连篇。日常的应用文更要避免说无用的话，因为读者希望得到的是准确的信息。
2. 应用文语言修改的基本环节
1)    明确修改的目的和作用
有人说，文章是改出来的。此话不一定全对，但却道出了修改对于文章写作的重要性。古今中外许多作家的写作实践，都很好地证明了这一事实，即好文章、好作品都是经过多次修改而形成的。应用文的写作也需十分注意修改这一环节，只有这样，才能真正写出不错的应用文来。一句话，修改应用文是为了提高质量。
修改应用文也是提高写作能力的重要途径，不要小看应用文的修改。人们在修改应用文时，往往能发现自己的优点和不足，而自己发现自己写作上的优缺点，往往比别人告诉你更能指导自己以后的写作。
2)    注重修改的态度和方法
修改应用文，要有耐性，要有正确的认识，思想上要重视。重视修改是改好、写好应用文的心理基础。修改日常应用文，还要有“割爱”的精神。修改的过程也就是删节的过程，“删”才能突出中心，才能去掉一些芜杂和不当的东西。要有勇气对自己的应用文动手术。
诵读是修改的一个好方法。写完应用文之后，可以先诵读一遍，看看前后是否连贯，有无写错、漏写的句子，有无逻辑不清的地方。一般来说，对一篇应用文反复诵读之后，何处好、何处有毛病就很清楚了。
请别人改也是修改应用文的一种重要方法。听听别人的意见，会大大提高修改的质量。自己由于局限于某种框框之内，往往在经过修改之后，很难再发现什么问题，所以此时请别人看看改改往往会有意想不到的收获。
3)    把握修改的基本过程
修改应用文，首先要从内容修改做起。应用文的阅读对象固定，目的性强，无论反映情况、说明问题、交流信息、总结经验、提出建议，其主要部分都是内容。修改内容方面就是要看该写的是否全写进去了，是否写清楚了。
格式规范是应用文的一大特点，除了对内容的修改外，还要看应用文的格式是否正确。日常应用文种类繁多，格式也有区别。有的有称呼、署名，有的没有。同是条据类，借条、领条、留言条格式也有区别。在格式上出现问题一般是初写应用文的人常犯的毛病，因此要依据范文，对照修改。
另外，还要注意对词句、标点符号等的修改。修改的一般方法可以概括为“增、删、改、调”四种。增，就是增加、补充有关内容，增补某些修饰文字；删，就是对某些材料或语句进行必要的删减；改，就是对原文的语言进行必要的润色和锤炼；调，就是对结构顺序或某些词句进行逻辑或表达上的调整。
思考与练习
1. 简述应用文产生、发展的历程。
2. 简述应用文的性质和种类。
3. 简述应用文的观点和材料之间的关系。
4. 应用文的表达方式具体是怎样体现的？