描述
开 本: 16开纸 张: 胶版纸包 装: 平装是否套装: 否国际标准书号ISBN: 9787563936656
本书内容全面，条理分明，对高级文秘工作进行了系统、精细的解读。内容涉及印信管理、会务管理、文书写作、信访接待、档案管理、协调参谋、督查保密、安全救护、文秘礼仪等内容。通过本书的阅读，能够让你快速掌握文秘工作的各种技能，在短的时间内拔高能力，成为处事灵活、迅速、周到、严谨的办公室全面手，领导不可或缺的高素质文秘。
章 文秘工作概述
节 秘书工作的特点
第二节 文秘工作的职责和职能
第三节 高级文秘人员要具备的知识
第四节 高级文秘人员应具备的基本能力
第五节 高级文秘人员应具备的工作作风
第二章 印章与档案管理工作培训
节 印章管理
第二节 档案管理
第三章 会务管理工作培训
节 会务工作概述
第二节 会务工作的准备
第三节 会议中的组织工作
第四节 会后的事务处理
第四章 文书管理工作培训
节 文书管理概述
第二节 收文的处理
第三节 发文的处理
第五章 日常事务处理工作培训
节 接听电话
第二节 拨打电话
第三节 邮件处理
第六章 值班、信访和接待工作培训
节 值班工作
第二节 信访工作
第三节 接待工作
第七章 信息管理与调查研究工作培训
节 信息概述
第二节 调查研究
第八章 协调与参谋辅助工作培训
节 协调工作
第二节 参谋辅助工作
第九章 督查与保密工作培训
节 督查工作
第二节 保密工作
第十章 文书写作与实务培训
节 感谢信
第二节 慰问信
第三节 贺信、贺电、请柬、唁电、唁函
第四节 介绍信、证明信、推荐信
第五节 欢迎词、欢送词
第六节 答谢词
第七节 讣告
第八节 申请书
第九节 述职报告
第十节 安排、总结
第十一节 工作计划
第十二节 邀请书、聘书
第十一章 安全与救护工作培
节 安全工作
第二节 消防工作
第三节 一般救助护理
第十二章 高级文秘礼仪培训
节 见面的礼仪
第二节 谈话的礼仪
第三节 办公室内部礼仪
第四节 公关商务礼仪
第五节 的礼仪
第六节 酒水的礼仪
第七节 西餐礼仪
协调工作的作用
协调是指人们在相互合作的事务上同心协力、配合默契的行为过程。就一般意义而言，协调是主客体之问为实现一个共同目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。因此，也可以说，没有协调就没有统一的行动，没有协调就没有良好的秩序。
(1)协调是保证认识统一、步调一致、政令畅通的需要。
由于每个人所处位置和利益关系的不同，对事物和形势的认识也不一样，在理解和贯彻领导决策的过程中，难免会出现一些认识上的分歧和行动上的不一致，这就需要通过协调来统一大家的思想，协调各方的行动，以保证决策的贯彻和政令的畅通。在深化改革，扩大开放，建立社会主义市场经济体制的新形势下，各项改革举措迭出，各种新情况、新矛盾、新问题不断出现，社会各阶层和广大群众的思想空前活跃，社会分工越来越细，利益主体越来越多，对协调能力提出了新的更高的要求。作为领导的参谋和助手的各级办公室文秘人员所要承担的协调任务也就越来越重了。
(2)协调是使领导摆脱烦琐事务，集中精力抓大事、议大事的需要。
通常，文秘部门的日常事务千头万绪，各方面的问题矛盾很多，如果这些都事无巨细地集中到领导那里去解决，既不可能，也不必要。文秘工作人员作为领导的参谋和助手，应直接处理一些协调事务或经领导授意去协调解决工作中的一些矛盾和问题，使领导能集中精力抓好主要工作。特别是目前，在会议多、文件多、应酬多的问题仍未从根本上彻底解决的情况下，文秘部门更要进一步加强协调，严格把关，把不必要开的会、不必要发的文件、不必要参加的应酬活动精简下来，使领导真正从“文山会海”中解脱出来，腾出更多的时间和精力想大事、议大事、抓大事。实践证明，一个单位领导工作水平的高低，往往与文秘部门的协调工作有着直接关系。
(3)协调是理顺关系、化解矛盾、提高行政管理水平的需要。
随着社会的发展，传统的管理模式正朝着法治和科学的管理模式转型。管理系统的复杂化和管理目标的社会化，客观上要求各级文秘部门积极发挥协调功能，理顺关系，化解矛盾，提高办事效率。如果各级文秘部门能够适时地做一些解释、沟通、调解工作，就能有效地克服一些不良现象。
(4)协调是沟通感情、密切干群关系、改进工作作风的需要。
各级文秘部门作为辅助领导工作的办事机构，处于沟通上下、联系左右的枢纽地位，是保持机关正常运转的“桥梁”和“纽带”。通过各级文秘部门的有效协调可促进各部门间的了解，建立一种和谐有序的关系，从而变分歧为共识，化消极为积极，使分力为合力，增强凝聚力和向心力，促进机关、单位整体功能的发挥。同时各级办公室应充分发挥职能作用，认真处理基层单位和群众反映的情况和问题，积极主动地做好协调工作，进一步密切领导机关、单位与基层以及广大群众的联系。
协调工作的原则
从文秘部门自身的特点和规律看，协调工作的基本原则是：
1.从属原则
从属原则是指各级机关文秘部门在协调工作中始终要把自己的角色定位在从属的位置上。文秘部门的地位和性质决定了协调工作的从属性特点。办公室为领导当参谋、搞服务，实际上是协助领导做好协调工作，因此必须摆正位置，做到既主动又不越权越位。
2.服从全局原则
在机关的日常工作中，往往会发生局部利益与整体利益相矛盾的现象，局部利益服从整体利益，是文秘部门协调工作的重要原则。在协调过程中，要保持清醒的头脑，坚持从总体目标出发，说服有关方面从全局着眼，从长远着想，把各方面的意见统一到全局利益上来，统一到人民群众的根本利益上来，否则，很难实现真正意义上的统一和协调。
3.平等协商原则
平等协商原则是指文秘部门在协调中要始终坚持平等待人，以协商的态度进行对话。
4.分级负责原则
分级负责原则就是指文秘部门在协调中要注意分清层次，充分发挥各方面的作用，依照职责分工，分级做好协调工作，不要把什么问题都提交给领导解决。
5.沟通原则
沟通是达到互相理解的重要手段，对搞好文秘部门协调工作十分重要。一是要加强上对下的沟通，要把上级精神及时向下传达。二是要加强自身与上下左右的沟通，让别人了解自己。三是加强下对上的沟通，掌握各部门的情况，及时向上反映。
6.服务原则
把服务寓于协调的全过程。一要认真负责，不要事不关已，高高挂起，麻木不仁，敷衍搪塞。二要谦虚谨慎，不能居高临下，盛气凌人，动辄训人；要态度诚恳，与人为善，造成和别人协商共事的气氛。三要热情周到，对协调对象的意见和呼声要认真听取，能答复的及时答复，不能答复的要请示领导，然后进行处理。
7.政策原则
协调工作要以党的方针政策为依据，要依靠政策，运用政策，发挥政策效力。
8.调查研究原则
文秘部门在协调中要注意调查研究，坚持实事求是，一切从实际出发。调查研究是协调处理问题的基础，在进行协调工作之前，必须认真调查研究，掌握手资料，搞清矛盾的焦点及来龙去脉。
协调工作的要求
协调工作的特点和任务，必然对协调人员提出相应的要求。
1.有把握全局的综合素质
文秘工作人员不仅要了解各部门的工作性质、任务、特点和规律，懂得综合管理知识，对全局情况心中有数，还要有良好务实的工作作风和个性修养，过硬的调研本领，敏捷而周密的思维能力，宽容谦和的待人态度，等等。
2.有良好的政治素质和思想修养
协调工作有很强的政治性。文秘部门承担的协调工作许多是直接由领导授权的，在协调过程中，文秘部门实际上是代表领导机关或领导人说话和处理问题，因而要求工作人员具有坚定的政治立场和正确的政治方向，一定的政策水平和理论水平，坚定不移地贯彻党和国家的路线、方针、政策及法律法令，严格遵守政治纪律、组织纪律。
3.有吃苦耐劳和献身精神
要能够吃苦耐劳，做到眼勤、手勤、腿勤、嘴勤、脑勤，勤勤恳恳为领导、为部门、为人民群众服务。要能够正确对待名利，甘当无名英雄，有时还要经得起各种误解和委屈。
4.有健康的心理、良好的性格和和谐的人际关系
人际关系不好，难以进行协调，有时还会将一些问题复杂化，而好的人际关系可以使协调人面对复杂情况周旋自如、游刃有余。应当善于团结人、关心人、支持人，使人感到可亲、可信、可敬，但一定要区别于无原则的四面讨好、八面玲珑，甚至油滑虚伪。
5.有一定的魄力
对工作敢抓、敢管、敢负责，对看准的问题要一抓到底，雷厉风行，令行禁止。如果过于谨小慎微，遇到难题犹豫不决，处理问题前怕狼后怕虎，那就难免失去权威性。
6.有较强的判断能力
要想协调准确，必须判断准确。在协调之前应当深入了解、通晓全局情况，对获得的各种信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析处理，并集思广益，使自己的判断符合客观实际，达到准确协调的目的。
7.有灵活多样的协调办法和技能
善于因势利导，因地制宜、因人制宜、因时制宜，以变应变、变中求成。如果死守一法，生硬呆板，就难免会经常碰壁。
协调的形式和方法
掌握科学的协调方法，是做好协调工作的保证。对不同的协调对象，应当采用不同的协调形式，协调形式是否得当，对协调的成败有重要影响。
一、协调的形式
1.商榷式
一般在重大问题决策前，上级机关同下级机关一起寻找方案；有横向联系的单位，为了达成某项协议而进行磋商，都应采取商榷的态度。这种态度是以平等身份出现，用探讨研究的口气发表自己的意见，征询对方的看法，其目的是共同寻求处理问题的方法。
2.个别沟通式
协调对象比较单一，协调事项又不是很复杂，且主要是属思想、情绪问题，这时宜采用个别通气的方式进行协调。
3.建议式
在协调中，对平行机关、无垂直关系的单位，以及下级机关对上级机关，往往不能要求对方去做什么，只能以平等的身份，商量的方式，将自己的意见告诉对方，提请对方选择采用。建议性意见不具有强制性，也不具有约束力，只具备影响力。
二、协调的方法
1.获取信息，准备充分
当面临一个具体协调事项时，协调者步需要做的事情不是立即进入协调者的角色，而是应当通过调查，收集有关信息，对所要协调的具体内容进行调查摸底，做到心中有数，并积极主动了解领导的意图；同时，还要准备一些必要的资料、文稿，为下一步工作做好充分准备。
2.发现问题，分析问题
协调的过程，从一定意义上说，也就是发现问题和解决问题的过程。问题发现后就要分析它，通过分析、研究把握问题的成因，判断问题的本质，分清矛盾的主次，找出解决问题的关键。
3.制定可行性方案
根据各方存在的矛盾、问题，经过反复思考、权衡，就可制定协调活动方案，列出协调问题的层次和序列。
4.实施协调方案，形成协调意见
协调的事项很重要，涉及多个部门的职责划分、利益调整，而且难度较大，难以在短期内奏效，这时可以建立单独的协调组织来实现协调。协调方法一方面可以减轻主要领导的工作负担，提高协调的效率；另一方面也可以避免部门或单位之间的摩擦，解决一些棘手的问题。
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